Какую пользу принесет база знаний в компании?

Что такое корпоративная база знаний

Тема корпоративной вики или корпоративной базы знаний довольно часто возникает в разговорах менеджеров тех или иных компаний.

Корпоративная база знаний это программа (или сайт) для хранения и использования знаний сотрудников организации.

В ней собраны все данные, которые могут потребоваться для выполнения повседневных рабочих задач.

База знаний компании - удобный и доступный инструмент повышения эффективности рабочих процессов и накопления опыта сотрудников.
‍
В отличие от внешних ресурсов, доступных широкому кругу, в корпоративных системах могут работать только сотрудники компании.

Как и корпоративный портал для сотрудников, корпоративную базу знаний с конфиденциальной информацией можно закрыть от постороннего доступа.
‍
 

Зачем использовать базу знаний в компании?

Базу знаний нужно применять в любой организации, для того, чтобы:

• Экономить время сотрудников на поиске нужной информации. Люди не отвлекают друг друг вопросами о том где взять нужную информацию . Все знают, что и где взять.
• Оперативно вводить в курс дела новых сотрудников. Показывать новым сотрудникам примеры отчетов, образцы договорных документов, и так далее.
• Сохранять все наработки и результаты. Ничего не потеряется в хаосе сетевых папок и "гугл доков".
• Наладить удаленную работу. Ведь если документация хранится централизовано, то доступ к ней не зависит от рабочего места.
• Организовать совместную работу над содержанием, документами, коммерческими предложениями и другой подобной информацией.
• Сделать знания собственностью компании, а не сотрудников.

• Предоставить сотрудникам быстрый поиск ответов на типовые вопросы.
• Дать клиентам доступ к информации о продуктах или создать портал самообслуживания.
• Создать проектные пространства, в рамках которых независимо и централизовано могут управляться как внутренние так и внешние проекты.
• Собирать идеи сотрудников и дать им обратную связь по их предложениям.
• ... и так далее и тому подобное...

Проблемы компаний которые НЕ используют базу знаний

В то-же время, многие компании пока не осознали важность использования корпоративных баз знаний.

И такие неосмотрительные компании ждет множество проблем в повседневной работе, связанных именно с отсутствием централизованного хранилища информации.

Количество рисков существенно увеличивается.

Потеря знаний при увольнении сотрудника

Это как правило один из самых очевидных и частых рисков.

Степень его влияния конечно сильно зависит от специфики конкретной компании.

Но одно точно: в компании где процессы и процедуры не описаны, где нет корпоративной базы знаний, потери времени и денег при уходе сотрудников велики.

Затраты времени на новых сотрудников

Так называемый "онбординг" или адаптация новых сотрудников в компанию, это всегда непростой процесс.

При приеме нового сотрудника приходится тратить время нескольких сотрудников.

И новичка, и обучающих его более опытных сотрудников.

При наличии базы знаний (описания бизнес-процессов, типовых процедур и тому подобного) затраты времени опытных сотрудников уменьшаются.

Им приходится меньше рассказывать.

Нарушение бизнес-процессов при их изменении

Большинство процессов компании не автономны, а неразрывно связаны с другими процессами.

Часто эти другие процессы управляются другими подразделениями и имеют собственных владельцев.

При этом, в попытке оптимизировать процессы, руководители вносят в них изменения, меняют процедуры.

Если отсутствует единое пространство описывающее бизнес-процессы компании, их взаимосвязи, то такие изменения неизбежно приведут к проблемам.

Наличие корпоративной базы знаний, описывающей бизнес-процессы, позволяет на ранней стадии информировать всех заинтересованных лиц о производимых изменениях.

Потери времени на поиск информации

Огромное количество времени тратиться сотрудниками на поиск информации.

Переписки в электронной почте и мессенджерах плохо способствуют качественному хранению информации.

Нужна специализированная база знаний в компании, с системой тегов, категориями, полнотекстовым поиском, чтобы необходимая в повседневной работе информация находилась быстро и соответствовала запросу.

Ведь основные запросы сотрудников в большинстве своем просты:

• Каким отчетом посмотреть то-то и то-то
• Где находится то-то и то-то
• У кого спросить про то-то и то-то
• И так далее...

Количество потенциальных проблем и рисков велико. Мы затронули лишь часть из них. Наиболее очевидных и понятных.

Но конечно их гораздо больше.

В последней части нашей статьи мы хотим коснуться того, какую именно информацию можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.

Виды информации в базе знаний

Информация общего характера

Например:

• Телефонный справочник. Или справочник сотрудников с должностями, телефонами, зонами ответственности. Что каждый мог легко понять кто за что отвечает, к кому обратиться.
• Реквизиты организации А также всевозможная информация для внешних партнеров и клиентов: схема проезда, сертификаты на продукцию, актуальный прайс-лист и так-далее.
• Должностные инструкции И различные регламенты и положения определяющие правила работы в компании.
• Справочная система Справки различных программ используемых в организации, а также сценарии их использования.
• Ответы на часто задаваемые вопросы
• и так далее...

Специализированная информация

Например:

• Бизнес-процессы Как правило, бизнес-процессы должны описываться определенным, утвержденным в компании способом.
• Спецификации на продукцию Выпускаемая организацией продукция описывается в ресурсных спецификациях и технологических картах. 
• Учетные политики организации. Например, способы расчета премий сотрудников или правила расчета себестоимости выпущенной продукции.
• Учетные системы Описание структуры, как логической так и физической для учетных систем компании. Например, если в компании используется система 1С: Предприятие, то такое описание может включать входящие в информационную базу объекты, такие как:
  • Справочники
  • Документы
  • Отчеты
  • и тому подобное...
• Методическая информация Различные материалы описывающие подходы и правила повседневной работы сотрудников. Например:
  • Как рассчитать стоимость Услуги 2
  • Правила учета возвратных отходов
  • Принципы подготовки совещаний
• Теоретические данные всевозможные статьи, публикации, книги, тематические статьи написанные сотрудниками компании.

И разумеется, что опять мы привели далеко не все разновидности информации которую можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.

Это лишь незначительная часть того, что может быть бережно структурировано и сохранено, чтобы повысить эффективность рабочих процессов организации.

В завершении нашей статьи хочется повторить наш девиз: Храни порядок и порядок сохранит тебя!