| ... |
... |
@@ -1,76 +1,172 @@ |
| 1 |
|
-Мы считаем, что **обмен знаниями является ключом к совершенству в работе и становится важнейшим аспектом любого современного бизнеса**. |
|
1 |
+[[image:Stati.Kakuiu-polьzu-prineset-baza-znanii-v-kompanii?.WebHome@Мишень CorpWiki.png]] |
|
2 |
+=== Что такое корпоративная база знаний === |
| 2 |
2 |
|
| 3 |
|
-**Почему это важно?** |
|
4 |
+Тема **корпоративной вики** или **корпоративной базы знаний** довольно часто возникает в разговорах менеджеров тех или иных компаний. |
| 4 |
4 |
|
| 5 |
|
-**Знания испаряются** |
|
6 |
+Корпоративная база знаний это программа (или сайт) для хранения и использования знаний сотрудников организации. |
| 6 |
6 |
|
| 7 |
|
-* Ключевые сотрудники, обладающие важной информацией, покидают организации каждый месяц. |
| 8 |
|
-* Большинство сотрудников не участвуют в обмене знаниями. |
| 9 |
|
-* Устаревшие инструменты, используемые организациями, не способствуют совместной работе. |
|
8 |
+В ней собраны все данные, которые могут потребоваться для выполнения повседневных рабочих задач. |
| 10 |
10 |
|
| 11 |
|
-**Потеря операционной эффективности** |
|
10 |
+**База знаний компании** - удобный и доступный инструмент повышения эффективности рабочих процессов и накопления опыта сотрудников. |
|
11 |
+ |
|
12 |
+В отличие от внешних ресурсов, доступных широкому кругу, в корпоративных системах могут работать только сотрудники компании. |
| 12 |
12 |
|
| 13 |
|
-* В современных организациях сотрудники тратят** 20% **своего времени на поиск нужной информации. |
| 14 |
|
-* Отсутствие своевременного доступа к ней приводит к дорогостоящим для организации ошибкам. |
|
14 |
+Как и корпоративный портал для сотрудников, корпоративную базу знаний с конфиденциальной информацией можно закрыть от постороннего доступа. |
|
15 |
+ |
|
16 |
+ |
| 15 |
15 |
|
| 16 |
|
-**Традиционные методы не работают** |
|
18 |
+{{info title="**Определение**"}} |
|
19 |
+Корпоративная вики (англ. Enterprise wikis) — программное обеспечение с использованием вики-технологий, предназначенное для использования в корпоративной информационной системе, прежде всего для обеспечения внутрикорпоративного управления знаниями. |
|
20 |
+{{/info}} |
| 17 |
17 |
|
| 18 |
|
-* Файлообменники и социальные сети не позволяют должным образом систематизировать информацию. |
| 19 |
|
-* Обсуждения в электронной почте - это источник номер 1 для скоплений знаний и превращения их в "свалки" |
| 20 |
|
-* Устаревшие инструменты не помогают развивать культуру совместной работы. |
|
22 |
+=== Зачем использовать базу знаний в компании? === |
| 21 |
21 |
|
| 22 |
|
-XWiki предлагает новый подход к совместной работе, устраняя барьеры между людьми и повышая организационный интеллект. |
|
24 |
+Базу знаний нужно применять в любой организации, для того, чтобы: |
| 23 |
23 |
|
| 24 |
|
-**Структурированная вики** |
|
26 |
+* **Экономить время сотрудников на поиске нужной информации**. Люди не отвлекают друг друг вопросами о том где взять нужную информацию . Все знают, что и где взять. |
|
27 |
+* **Оперативно вводить в курс дела новых сотрудников**. Показывать новым сотрудникам примеры отчетов, образцы договорных документов, и так далее. |
|
28 |
+* **Сохранять все наработки и результаты**. Ничего не потеряется в хаосе сетевых папок и "гугл доков". |
|
29 |
+* **Наладить удаленную работу**. Ведь если документация хранится централизовано, то доступ к ней не зависит от рабочего места. |
|
30 |
+* **Организовать совместную работу над содержанием**, документами, коммерческими предложениями и другой подобной информацией. |
|
31 |
+* **Сделать знания собственностью компании**, а не сотрудников. |
| 25 |
25 |
|
| 26 |
|
-XWiki представляет собой инновационную концепцию «Структурированной вики» и предлагает лучшие функции управления информацией. |
|
33 |
+=== === |
| 27 |
27 |
|
| 28 |
|
-**Культура сотрудничества** |
|
35 |
+* **Предоставить сотрудникам быстрый поиск** ответов на типовые вопросы. |
|
36 |
+* **Дать клиентам доступ к информации о продуктах** или создать портал самообслуживания. |
|
37 |
+* **Создать проектные пространства**, в рамках которых независимо и централизовано могут управляться как внутренние так и внешние проекты. |
|
38 |
+* **Собирать идеи сотрудников **и дать им обратную связь по их предложениям. |
|
39 |
+* ... и так далее и тому подобное... |
| 29 |
29 |
|
| 30 |
|
-Основанное на концепции вики (которая стала популярной благодаря Википедии), решение XWiki расширяет возможности людей, предлагая средства для создания культуры сотрудничества в вашей компании. |
|
41 |
+(% class="box successmessage" %) |
|
42 |
+((( |
|
43 |
+С уверенностью можно утверждать, что **корпоративная база знаний является незаменимым инструментом** поддержки практически любого процесса или проекта организации! |
|
44 |
+))) |
| 31 |
31 |
|
| 32 |
|
-**Основные отличительные черты XWiki** |
| 33 |
|
-\\\\**Расширенное совместное редактирование** |
|
46 |
+=== Проблемы компаний которые НЕ используют базу знаний === |
| 34 |
34 |
|
| 35 |
|
-XWiki предоставляет ключевые функции, которые позволяют легко и безопасно совместно редактировать: |
|
48 |
+В то-же время, многие компании пока не осознали важность использования корпоративных баз знаний. |
| 36 |
36 |
|
| 37 |
|
-* Расширенный редактор WYSIWYG, включая редакторы ссылок и макросов |
| 38 |
|
-* Прикрепление и предварительный просмотр изображений и офисных вложений |
| 39 |
|
-* Упоминания пользователей, лайки и уведомления |
| 40 |
|
-* Комментирование и аннотации |
| 41 |
|
-* Полная история изменений |
| 42 |
|
-* Редактирование на месте |
|
50 |
+И такие неосмотрительные компании ждет множество проблем в повседневной работе, связанных именно с отсутствием централизованного хранилища информации. |
| 43 |
43 |
|
| 44 |
|
-**Структурированная информация** |
|
52 |
+Количество рисков существенно увеличивается. |
| 45 |
45 |
|
| 46 |
|
-XWiki позволяет структурировать вики-страницы, улучшая организацию информации: |
|
54 |
+[[image:Stati.Kakuiu-polьzu-prineset-baza-znanii-v-kompanii?.WebHome@Хакер.png||alt="Проблемы компаний которые не используют базу знаний"]] |
| 47 |
47 |
|
| 48 |
|
-* Создавайте свои собственные структуры с помощью перетаскивания, используя Приложение за минуту |
| 49 |
|
-* Редактировать структурированные документы с помощью простых в использовании форм |
| 50 |
|
-* Навигация по структурированным данным через «живые таблицы» (фильтруемые таблицы); |
| 51 |
|
-* Используйте уже существующие структуры для повторяющихся наборов данных (блог, идеи, задачи и т. д.). |
|
56 |
+**Потеря знаний при увольнении сотрудника** |
| 52 |
52 |
|
| 53 |
|
-**Интеграция** |
|
58 |
+Это как правило один из самых очевидных и частых рисков. |
| 54 |
54 |
|
| 55 |
|
-XWiki предоставляет корпоративные функции, позволяющие легко интегрироваться на любом предприятии: |
|
60 |
+Степень его влияния конечно сильно зависит от специфики конкретной компании. |
| 56 |
56 |
|
| 57 |
|
-* Управление пользователями и группами |
| 58 |
|
-* Расширенная система разрешений |
| 59 |
|
-* Активный каталог и соединение LDAP |
| 60 |
|
-* Поддержка единого входа |
| 61 |
|
-* Импорт или предварительный просмотр офисных документов |
| 62 |
|
-* Просмотр и экспорт PDF-документов |
| 63 |
|
-* Поддержка нескольких вики |
| 64 |
|
-* Импорт данных |
|
62 |
+Но одно точно: в компании где процессы и процедуры не описаны, где нет корпоративной базы знаний, потери времени и денег при уходе сотрудников велики. |
| 65 |
65 |
|
| 66 |
|
-**Гибкость и расширяемость** |
|
64 |
+**Затраты времени на новых сотрудников** |
| 67 |
67 |
|
| 68 |
|
-Одной из ключевых особенностей XWiki является ее гибкость и расширяемость. |
|
66 |
+Так называемый "онбординг" или **адаптация новых сотрудников в компанию**, это всегда непростой процесс. |
| 69 |
69 |
|
| 70 |
|
-Более того, XWiki позволяет полностью настраивать свой пользовательский интерфейс (UI). |
|
68 |
+При приеме нового сотрудника приходится тратить время нескольких сотрудников. |
| 71 |
71 |
|
| 72 |
|
-* Редактирование темы и логотипа |
| 73 |
|
-* Конфигурация меню и панелей |
| 74 |
|
-* Более 700 готовых расширений |
| 75 |
|
-* 60 рекомендуемых и профессиональных расширений, 600 расширений сообщества |
| 76 |
|
-* Сотни API доступны на языке сценариев XWiki |
|
70 |
+И новичка, и обучающих его более опытных сотрудников. |
|
71 |
+ |
|
72 |
+При наличии базы знаний (описания бизнес-процессов, типовых процедур и тому подобного) затраты времени опытных сотрудников уменьшаются. |
|
73 |
+ |
|
74 |
+Им приходится меньше рассказывать. |
|
75 |
+ |
|
76 |
+**Нарушение бизнес-процессов при их изменении** |
|
77 |
+ |
|
78 |
+Большинство процессов компании не автономны, а неразрывно связаны с другими процессами. |
|
79 |
+ |
|
80 |
+Часто эти другие процессы управляются другими подразделениями и имеют собственных владельцев. |
|
81 |
+ |
|
82 |
+При этом, в попытке оптимизировать процессы, руководители вносят в них изменения, меняют процедуры. |
|
83 |
+ |
|
84 |
+Если отсутствует единое пространство описывающее бизнес-процессы компании, их взаимосвязи, то такие изменения неизбежно приведут к проблемам. |
|
85 |
+ |
|
86 |
+Наличие корпоративной базы знаний, описывающей бизнес-процессы, позволяет на ранней стадии информировать всех заинтересованных лиц о производимых изменениях. |
|
87 |
+ |
|
88 |
+**Потери времени на поиск информации** |
|
89 |
+ |
|
90 |
+Огромное количество времени тратиться сотрудниками на поиск информации. |
|
91 |
+ |
|
92 |
+Переписки в электронной почте и мессенджерах плохо способствуют качественному хранению информации. |
|
93 |
+ |
|
94 |
+Нужна специализированная база знаний в компании, с системой тегов, категориями, полнотекстовым поиском, чтобы необходимая в повседневной работе информация находилась быстро и соответствовала запросу. |
|
95 |
+ |
|
96 |
+Ведь основные запросы сотрудников в большинстве своем просты: |
|
97 |
+ |
|
98 |
+* Каким отчетом посмотреть то-то и то-то |
|
99 |
+* Где находится то-то и то-то |
|
100 |
+* У кого спросить про то-то и то-то |
|
101 |
+* И так далее... |
|
102 |
+ |
|
103 |
+[[image:Stati.Kakuiu-polьzu-prineset-baza-znanii-v-kompanii?.WebHome@Песочные часы.png||alt="Потери времени на поиск информации"]] |
|
104 |
+ |
|
105 |
+(% class="wikigeneratedid" %) |
|
106 |
+Количество потенциальных проблем и рисков велико. Мы затронули лишь часть из них. Наиболее очевидных и понятных. |
|
107 |
+ |
|
108 |
+(% class="wikigeneratedid" %) |
|
109 |
+Но конечно их гораздо больше. |
|
110 |
+ |
|
111 |
+(% class="box errormessage" %) |
|
112 |
+((( |
|
113 |
+Можно говорить о том, что **компании которые не применяют** как инструмент **корпоративные базы знаний**, **проигрывают** конкурентную гонку. |
|
114 |
+И лишь вопрос времени, когда их обойдут более прозорливые конкуренты. |
|
115 |
+))) |
|
116 |
+ |
|
117 |
+(% class="wikigeneratedid" %) |
|
118 |
+В последней части нашей статьи мы хотим коснуться того, какую именно информацию можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний. |
|
119 |
+ |
|
120 |
+=== Виды информации в базе знаний === |
|
121 |
+ |
|
122 |
+==== Информация общего характера ==== |
|
123 |
+ |
|
124 |
+(% class="box" %) |
|
125 |
+((( |
|
126 |
+К такой информации можно отнести все то, что может быть полезно любому сотруднику компании. |
|
127 |
+))) |
|
128 |
+ |
|
129 |
+Например: |
|
130 |
+ |
|
131 |
+* **Телефонный справочник**. Или справочник сотрудников с должностями, телефонами, зонами ответственности. Что каждый мог легко понять кто за что отвечает, к кому обратиться. |
|
132 |
+* **Реквизиты организации **А также всевозможная информация для внешних партнеров и клиентов: схема проезда, сертификаты на продукцию, актуальный прайс-лист и так-далее. |
|
133 |
+* **Должностные инструкции **И различные регламенты и положения определяющие правила работы в компании. |
|
134 |
+* **Справочная система** Справки различных программ используемых в организации, а также сценарии их использования. |
|
135 |
+* **Ответы **на часто задаваемые вопросы |
|
136 |
+* и так далее... |
|
137 |
+ |
|
138 |
+==== Специализированная информация ==== |
|
139 |
+ |
|
140 |
+Например: |
|
141 |
+ |
|
142 |
+* **Бизнес-процессы **Как правило, бизнес-процессы должны описываться определенным, утвержденным в компании способом. |
|
143 |
+* **Спецификации на продукцию **Выпускаемая организацией продукция описывается в ресурсных спецификациях и технологических картах. |
|
144 |
+* **Учетные политики организации**. Например, способы расчета премий сотрудников или правила расчета себестоимости выпущенной продукции. |
|
145 |
+* **Учетные системы** Описание структуры, как логической так и физической для учетных систем компании. Например, если в компании используется система 1С: Предприятие, то такое описание может включать входящие в информационную базу объекты, такие как: |
|
146 |
+** //Справочники// |
|
147 |
+** //Документы// |
|
148 |
+** //Отчеты// |
|
149 |
+** //и тому подобное...// |
|
150 |
+* **Методическая информация// //**Различные материалы описывающие подходы и правила повседневной работы сотрудников. Например: |
|
151 |
+** //Как рассчитать стоимость Услуги 2// |
|
152 |
+** //Правила учета возвратных отходов// |
|
153 |
+** //Принципы подготовки совещаний// |
|
154 |
+* **Теоретические данные** всевозможные статьи, публикации, книги, тематические статьи написанные сотрудниками компании. |
|
155 |
+ |
|
156 |
+(% class="box successmessage" %) |
|
157 |
+((( |
|
158 |
+Один из дополнительных плюсов размещения тематических статей в базе знаний компании это возможность искать сотрудников экспертов по той или иной теме. |
|
159 |
+))) |
|
160 |
+ |
|
161 |
+(% class="wikigeneratedid" %) |
|
162 |
+И разумеется, что опять мы привели далеко не все разновидности информации которую можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний. |
|
163 |
+ |
|
164 |
+(% class="wikigeneratedid" %) |
|
165 |
+Это лишь незначительная часть того, что может быть бережно структурировано и сохранено, чтобы повысить эффективность рабочих процессов организации. |
|
166 |
+ |
|
167 |
+(% class="wikigeneratedid" id="H" %) |
|
168 |
+В завершении нашей статьи хочется повторить наш девиз: **Храни порядок и порядок сохрани тебя!** |
|
169 |
+ |
|
170 |
+---- |
|
171 |
+ |
|
172 |
+{{cl-plate-help/}} |
