Изменения документа 7 самых частых ошибок при использовании корпоративной базы знаний

Сводка

• Свойства страницы (1 изменено, 0 добавлено, 0 удалено)

Подробности

Свойства страницы

Содержимое

...	...	@@ -1,7 +1,126 @@
1		-(% class="wikigeneratedid" id="H42144243044244C44F" %)
2		-...
	1	+Многие компании начинают использовать базу знаний.
	2	+Как правило это связано с одними и теми же причинами, которые связаны с желанием руководства:
	3	+- Навести порядок в процессах
	4	+- Закрепить ответственность за функции
	5	+- Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
	6	+- Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
	7	+- Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
	8	+Данный список конечно не полный.
	9	+Но, в независимости от того, какие причины подталкивают к внедрению базы знаний (ещё её часто называют корпоративная вики), многие совершают одни и те-же ошибки.
	10	+В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать.
3	3
	12	+== Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов==
4	4
	14	+Это одна из самых частых ошибок при внедрении базы знаний компании.
	15	+Она заключается в том, что сотрудники начинают использовать корпоративную вики как хранилище документов.
	16	+Другими словами, создают документы за границами системы, в других программах. Например в офисных редакторах.
	17	+А уже готовые документы размещают в базе знаний.
	18	+Такой подход приводит к тому, что часто документы за пределами базы знаний не соответствуют документам в системе.
	19	+Где-то что-то подправили, а разместить новую версию забыли.
	20	+Также, такой подход приводит к тому, что база знаний включается в процесс, лишь в самом конце жизненного цикла документа.
	21	+И таким образом теряются большинство преимуществ использования базы знаний.
	22	+Документ не обсуждается в системе, замечания к нему не фиксируются.
	23	+Нет версий, которые показывают развитие документа.
	24	+В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету. Разве что для архивного хранения.
	25	+**Как избежать данной ошибки?**
	26	+
	27	+1. С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
	28	+2. Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
	29	+3. Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
	30	+
	31	+
	32	+== Ошибка 2: Хранить слишком мало информации==
	33	+
	34	+Вторая частая ошибка заключается в том, что компания начинает внедрение с хранения какого-то небольшого количества видов документов.
	35	+Например договоров, или должностных инструкций.
	36	+Из-за этого, пользователи при обращении к базе знаний не находят того что им нужно.
	37	+И теряют доверие к системе.
	38	+В данном случае неизбежно есть сложность касающаяся накопления так называемой критической массы знаний в системе.
	39	+Получается пока знаний мало, сотрудники не пользуются базой. А из-за того что они не пользуются базой, знаний в ней мало.
	40	+Такой замкнутый круг.
	41	+И он будет до тех пор пока объем знаний в системе не превысит некоторый порог, после которого сотрудники чаще будут, сначала искать информацию в системе, а уже потом где-то еще.
	42	+**Как избежать данной ошибки?**
	43	+1. Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения.
	44	+2. Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе.
	45	+3. Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику.
	46	+4. Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации.
	47	+
	48	+
	49	+== Ошибка 3: Хранить слишком много информации==
	50	+
	51	+Третья ошибка заключается в том, что в базу знаний начинают размещать все подряд, без какого либо порядка.
	52	+В результате, система превращается в свалку информации и в конечном итоге теряет свои преимущества.
	53	+Из-за большого объема информации, часто дублирующей саму себя, пользователи не могут найти то что им нужно.
	54	+Как следствие доверие к системе пропадает и базой знаний перестают пользоваться.
	55	+**Как избежать данной ошибки?**
	56	+1. Создать изначальную структуру хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее.
	57	+2. Ввести правила расстановки тегов, правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями.
	58	+3. Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы.
	59	+4. Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться.
	60	+5. Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний.
	61	+
	62	+
	63	+== Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками==
	64	+
	65	+Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет"
	66	+Понятно, что сотрудники имеют разную лояльность к внедряемым системам, но база знаний оказывает реальную помощь в тех случаях когда ее использует максимально большое количество сотрудников.
	67	+Если позволять отдельным пользователям не использовать систему, то это может поставить по сомнению в целом идею использования системы в компании.
	68	+Это тот самый случай, когда "ложка дёгтя испортит бочку мёда".
	69	+Сотрудники которые саботируют использование системы как правило, ссылаются на одни и те-же доводы.
	70	+Что в системе работать дольше, что не умеют пользоваться и так далее.
	71	+**Как избежать данной ошибки?**
	72	+1. Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства.
	73	+2. Провести качественное обучение.
	74	+3. Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы.
	75	+4. Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний.
	76	+
	77	+
	78	+== Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами==
	79	+
	80	+Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать шаблоны страниц или даже целых разделов.
	81	+Применение шаблонов позволяет существенно сократить временные затраты на создание документации.
	82	+Но при внедрении баз знаний многие компании, забывают про эту возможность.
	83	+Как следствие, усложняется внедрение базы знаний, а эффекты от её внедрения становятся ниже.
	84	+**Как избежать данной ошибки?**
	85	+1. С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов.
	86	+2. Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет.
	87	+3. Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов.
	88	+
	89	+
	90	+== Ошибка 6: Забывать про гипертекст==
	91	+
	92	+Одно из ключевых преимуществ современных баз знаний, это так называемый режим гипертекста.
	93	+Гипертекст это то, с чего начинался современный интернет.
	94	+По своей сути гипертекст это просто набор различных статей, документов или инструкций, но при этом с размещенными в тексте ссылками.
	95	+Т.е. когда пользователь читает например инструкцию к какому-либо бизнес-процессу компании, по мере чтения, в тексте встречаются ссылки на другие страницы, документы и т.д.
	96	+Это позволяет при необходимости переходить в смежные документы или разделы базы знаний и таким образом качество получения информации, оперативность её получения существенно улучшаются.
	97	+Но часто при использовании корпоративной базы знаний, пользователи, авторы статей и инструкций, забывают об этой возможности.
	98	+И получающаяся база знаний, мало отличается от бумажной книги.
	99	+**Как избежать данной ошибки?**
	100	+1. Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний.
	101	+2. Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически.
	102	+3. Использовать программные средства связи документов, например плагин Глоссарий, который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте.
	103	+
	104	+
	105	+== Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов==
	106	+
	107	+Данная ошибка заключается в том, что база знаний существует сама по себе.
	108	+Т.е. вроде как её нужно использовать, но рабочие инструкции, регламенты, описания процессов не содержат прямых указаний к её использованию.
	109	+В результате, также замедляется или прекращается совсем ее использование. А внедрение терпит крах.
	110	+**Как избежать данной ошибки?**
	111	+1. Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний.
	112	+2. Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период.
	113	+Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний.
	114	+
	115	+
	116	+== В заключении==
	117	+
	118	+Конечно эти ошибки не единственные.
	119	+В целом, внедрение корпоративной базы знаний большая и сложная задача.
	120	+Но "путь осилит идущий".
	121	+Мы верим в то, что если ваша компания хочет поднять свой уровень зрелости внедрением корпоративной базы знаний, то ничто её не остановит.
	122	+А мы в этом поможем.
	123	+
5	5	----
6	6
7	7	{{cl-plate-help/}}