Изменения документа 7 самых частых ошибок при использовании корпоративной базы знаний

Сводка

• Свойства страницы (1 изменено, 0 добавлено, 0 удалено)

Подробности

Свойства страницы

Содержимое

...	...	@@ -1,7 +1,183 @@
1		-(% class="wikigeneratedid" id="H42144243044244C44F" %)
2		-...
	1	+Многие компании начинают использовать базу знаний.
3	3
	3	+Как правило это связано с одними и теми же причинами, которые связаны с желанием руководства:
4	4
	5	+* Навести порядок в процессах
	6	+* Закрепить ответственность за функции
	7	+* Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
	8	+* Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
	9	+* Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
	10	+
	11	+Данный список конечно не полный.
	12	+
	13	+Но, в независимости от того, какие причины подталкивают к внедрению базы знаний (ещё её часто называют корпоративная вики), многие совершают одни и те-же ошибки.
	14	+
	15	+В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать.
	16	+
	17	+== Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов ==
	18	+
	19	+Это одна из самых частых ошибок при внедрении базы знаний компании.
	20	+
	21	+Она заключается в том, что сотрудники начинают использовать корпоративную вики как хранилище документов.
	22	+
	23	+Другими словами, создают документы за границами системы, в других программах. Например в офисных редакторах.
	24	+
	25	+А уже готовые документы размещают в базе знаний.
	26	+
	27	+Такой подход приводит к тому, что часто документы за пределами базы знаний не соответствуют документам в системе.
	28	+
	29	+Где-то что-то подправили, а разместить новую версию забыли.
	30	+
	31	+Также, такой подход приводит к тому, что база знаний включается в процесс, лишь в самом конце жизненного цикла документа.
	32	+
	33	+И таким образом теряются большинство преимуществ использования базы знаний.
	34	+
	35	+Документ не обсуждается в системе, замечания к нему не фиксируются.
	36	+
	37	+Нет версий, которые показывают развитие документа.
	38	+
	39	+В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету.
	40	+
	41	+Разве что для архивного хранения.
	42	+
	43	+
	44	+**Как избежать данной ошибки?**
	45	+
	46	+* С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
	47	+* Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
	48	+* Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
	49	+
	50	+== Ошибка 2: Хранить слишком мало информации ==
	51	+
	52	+Вторая частая ошибка заключается в том, что компания начинает внедрение с хранения какого-то небольшого количества видов документов.
	53	+
	54	+Например договоров, или должностных инструкций.
	55	+
	56	+Из-за этого, пользователи при обращении к базе знаний не находят того что им нужно.
	57	+
	58	+И теряют доверие к системе.
	59	+
	60	+В данном случае неизбежно есть сложность касающаяся накопления так называемой критической массы знаний в системе.
	61	+
	62	+Получается пока знаний мало, сотрудники не пользуются базой. А из-за того что они не пользуются базой, знаний в ней мало.
	63	+
	64	+Такой замкнутый круг.
	65	+
	66	+И он будет до тех пор пока объем знаний в системе не превысит некоторый порог, после которого сотрудники чаще будут, сначала искать информацию в системе, а уже потом где-то еще.
	67	+
	68	+
	69	+**Как избежать данной ошибки?**
	70	+
	71	+* Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения.
	72	+* Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе.
	73	+* Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику.
	74	+* Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации.
	75	+
	76	+== Ошибка 3: Хранить слишком много информации ==
	77	+
	78	+Третья ошибка заключается в том, что в базу знаний начинают размещать все подряд, без какого либо порядка.
	79	+
	80	+В результате, система превращается в свалку информации и в конечном итоге теряет свои преимущества.
	81	+
	82	+Из-за большого объема информации, часто дублирующей саму себя, пользователи не могут найти то что им нужно.
	83	+
	84	+Как следствие доверие к системе пропадает и базой знаний перестают пользоваться.
	85	+
	86	+
	87	+**Как избежать данной ошибки?**
	88	+
	89	+* Создать изначальную структуру хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее.
	90	+* Ввести правила расстановки тегов, правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями.
	91	+* Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы.
	92	+* Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться.
	93	+* Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний.
	94	+
	95	+== Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками ==
	96	+
	97	+Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет".
	98	+
	99	+Понятно, что сотрудники имеют разную лояльность к внедряемым системам, но база знаний оказывает реальную помощь в тех случаях когда ее использует максимально большое количество сотрудников.
	100	+
	101	+Если позволять отдельным пользователям не использовать систему, то это может поставить по сомнению в целом идею использования системы в компании.
	102	+
	103	+Это тот самый случай, когда "ложка дёгтя испортит бочку мёда".
	104	+
	105	+Сотрудники которые саботируют использование системы как правило, ссылаются на одни и те-же доводы.
	106	+
	107	+Что в системе работать дольше, что не умеют пользоваться и так далее.
	108	+
	109	+**Как избежать данной ошибки?**
	110	+
	111	+* Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства.
	112	+* Провести качественное обучение.
	113	+* Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы.
	114	+* Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний.
	115	+
	116	+== Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами ==
	117	+
	118	+Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать шаблоны страниц или даже целых разделов.
	119	+
	120	+Применение шаблонов позволяет существенно сократить временные затраты на создание документации.
	121	+
	122	+Но при внедрении баз знаний многие компании, забывают про эту возможность.
	123	+
	124	+Как следствие, усложняется внедрение базы знаний, а эффекты от её внедрения становятся ниже.
	125	+
	126	+**Как избежать данной ошибки?**
	127	+
	128	+* С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов.
	129	+* Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет.
	130	+* Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов.
	131	+
	132	+== Ошибка 6: Забывать про гипертекст ==
	133	+
	134	+Одно из ключевых преимуществ современных баз знаний, это так называемый режим гипертекста.
	135	+
	136	+Гипертекст это то, с чего начинался современный интернет.
	137	+
	138	+По своей сути гипертекст это просто набор различных статей, документов или инструкций, но при этом с размещенными в тексте ссылками.
	139	+
	140	+Т.е. когда пользователь читает например инструкцию к какому-либо бизнес-процессу компании, по мере чтения, в тексте встречаются ссылки на другие страницы, документы и т.д.
	141	+
	142	+Это позволяет при необходимости переходить в смежные документы или разделы базы знаний и таким образом качество получения информации, оперативность её получения существенно улучшаются.
	143	+
	144	+Но часто при использовании корпоративной базы знаний, пользователи, авторы статей и инструкций, забывают об этой возможности.
	145	+
	146	+И получающаяся база знаний, мало отличается от бумажной книги.
	147	+
	148	+**Как избежать данной ошибки?**
	149	+
	150	+* Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний.
	151	+* Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически.
	152	+* Использовать программные средства связи документов, например плагин Глоссарий, который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте.
	153	+
	154	+== Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов ==
	155	+
	156	+Данная ошибка заключается в том, что база знаний существует сама по себе.
	157	+
	158	+Т.е. вроде как её нужно использовать, но рабочие инструкции, регламенты, описания процессов не содержат прямых указаний к её использованию.
	159	+
	160	+В результате, также замедляется или прекращается совсем ее использование. А внедрение терпит крах.
	161	+
	162	+**Как избежать данной ошибки?**
	163	+
	164	+* Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний.
	165	+* Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период.
	166	+
	167	+Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний.
	168	+
	169	+== В заключении ==
	170	+
	171	+Конечно эти ошибки не единственные.
	172	+
	173	+В целом, внедрение корпоративной базы знаний большая и сложная задача.
	174	+
	175	+Но "путь осилит идущий".
	176	+
	177	+Мы верим в то, что если ваша компания хочет поднять свой уровень зрелости внедрением корпоративной базы знаний, то ничто её не остановит.
	178	+
	179	+А мы в этом поможем.
	180	+
5	5	----
6	6
7	7	{{cl-plate-help/}}