Редактировал(а) Coluns 02.11.2024
От версии 1.2
отредактировано Coluns
на 27.04.2023
Изменить комментарий: К данной версии нет комментариев
К версии 1.6
отредактировано Coluns
на 27.04.2023
Изменить комментарий: К данной версии нет комментариев

Сводка

Подробности

Свойства страницы
Содержимое
... ... @@ -1,7 +1,186 @@
1 -(% class="wikigeneratedid" id="H42144243044244C44F" %)
2 -...
1 +(% style="text-align:center" %)
2 +[[image:Ошибки.png||alt="Ошибки внедрения базы знаний" height="563" width="1000"]]
3 3  
4 +Многие компании начинают использовать базу знаний.
4 4  
6 +Как правило это связано с одними и теми же причинами, которые связаны с желанием руководства:
7 +
8 +* Навести порядок в процессах
9 +* Закрепить ответственность за функции
10 +* Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
11 +* Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
12 +* Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
13 +
14 +Данный список конечно не полный.
15 +
16 +Но, в независимости от того, какие причины подталкивают к внедрению базы знаний (ещё её часто называют корпоративная вики), многие совершают одни и те-же ошибки.
17 +
18 +В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать.
19 +
20 +== Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов ==
21 +
22 +Это одна из самых частых ошибок при внедрении базы знаний компании.
23 +
24 +Она заключается в том, что сотрудники начинают использовать корпоративную вики как хранилище документов.
25 +
26 +Другими словами, создают документы за границами системы, в других программах. Например в офисных редакторах.
27 +
28 +А уже готовые документы размещают в базе знаний.
29 +
30 +Такой подход приводит к тому, что часто документы за пределами базы знаний не соответствуют документам в системе.
31 +
32 +Где-то что-то подправили, а разместить новую версию забыли.
33 +
34 +Также, такой подход приводит к тому, что база знаний включается в процесс, лишь в самом конце жизненного цикла документа.
35 +
36 +И таким образом теряются большинство преимуществ использования базы знаний.
37 +
38 +Документ не обсуждается в системе, замечания к нему не фиксируются.
39 +
40 +Нет версий, которые показывают развитие документа.
41 +
42 +В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету.
43 +
44 +Разве что для архивного хранения.
45 +
46 +
47 +**Как избежать данной ошибки?**
48 +
49 +* С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
50 +* Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
51 +* Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
52 +
53 +== Ошибка 2: Хранить слишком мало информации ==
54 +
55 +Вторая частая ошибка заключается в том, что компания начинает внедрение с хранения какого-то небольшого количества видов документов.
56 +
57 +Например договоров, или должностных инструкций.
58 +
59 +Из-за этого, пользователи при обращении к базе знаний не находят того что им нужно.
60 +
61 +И теряют доверие к системе.
62 +
63 +В данном случае неизбежно есть сложность касающаяся накопления так называемой критической массы знаний в системе.
64 +
65 +Получается пока знаний мало, сотрудники не пользуются базой. А из-за того что они не пользуются базой, знаний в ней мало.
66 +
67 +Такой замкнутый круг.
68 +
69 +И он будет до тех пор пока объем знаний в системе не превысит некоторый порог, после которого сотрудники чаще будут, сначала искать информацию в системе, а уже потом где-то еще.
70 +
71 +
72 +**Как избежать данной ошибки?**
73 +
74 +* Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения.
75 +* Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе.
76 +* Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику.
77 +* Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации.
78 +
79 +== Ошибка 3: Хранить слишком много информации ==
80 +
81 +Третья ошибка заключается в том, что в базу знаний начинают размещать все подряд, без какого либо порядка.
82 +
83 +В результате, система превращается в свалку информации и в конечном итоге теряет свои преимущества.
84 +
85 +Из-за большого объема информации, часто дублирующей саму себя, пользователи не могут найти то что им нужно.
86 +
87 +Как следствие доверие к системе пропадает и базой знаний перестают пользоваться.
88 +
89 +
90 +**Как избежать данной ошибки?**
91 +
92 +* [[Создать изначальную структуру>>doc:Stati.Metodiki-primeneniia-XWiki.Kakuiu-sdelat-strukturu-dlia-khraneniia-korporativnykh-znanii.WebHome]] хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее.
93 +* Ввести правила расстановки [[тегов>>doc:Main.Tags]], правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями.
94 +* Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы.
95 +* Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться.
96 +* Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний.
97 +
98 +== Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками ==
99 +
100 +Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет".
101 +
102 +Понятно, что сотрудники имеют разную лояльность к внедряемым системам, но база знаний оказывает реальную помощь в тех случаях когда ее использует максимально большое количество сотрудников.
103 +
104 +Если позволять отдельным пользователям не использовать систему, то это может поставить по сомнению в целом идею использования системы в компании.
105 +
106 +Это тот самый случай, когда "ложка дёгтя испортит бочку мёда".
107 +
108 +Сотрудники которые саботируют использование системы как правило, ссылаются на одни и те-же доводы.
109 +
110 +Что в системе работать дольше, что не умеют пользоваться и так далее.
111 +
112 +**Как избежать данной ошибки?**
113 +
114 +* Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства.
115 +* Провести качественное обучение.
116 +* Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы.
117 +* Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний.
118 +
119 +== Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами ==
120 +
121 +Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать [[шаблоны страниц>>doc:Stati.Funktsii-XWiki.SHablony-v-XWiki.WebHome]] или даже целых разделов.
122 +
123 +Применение шаблонов позволяет существенно сократить временные затраты на создание документации.
124 +
125 +Но при внедрении баз знаний многие компании, забывают про эту возможность.
126 +
127 +Как следствие, усложняется внедрение базы знаний, а эффекты от её внедрения становятся ниже.
128 +
129 +**Как избежать данной ошибки?**
130 +
131 +* С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов.
132 +* Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет.
133 +* Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов.
134 +
135 +== Ошибка 6: Забывать про гипертекст ==
136 +
137 +Одно из ключевых преимуществ современных баз знаний, это так называемый режим гипертекста.
138 +
139 +Гипертекст это то, с чего начинался современный интернет.
140 +
141 +По своей сути гипертекст это просто набор различных статей, документов или инструкций, но при этом с размещенными в тексте ссылками.
142 +
143 +Т.е. когда пользователь читает например инструкцию к какому-либо бизнес-процессу компании, по мере чтения, в тексте встречаются ссылки на другие страницы, документы и т.д.
144 +
145 +Это позволяет при необходимости переходить в смежные документы или разделы базы знаний и таким образом качество получения информации, оперативность её получения существенно улучшаются.
146 +
147 +Но часто при использовании корпоративной базы знаний, пользователи, авторы статей и инструкций, забывают об этой возможности.
148 +
149 +И получающаяся база знаний, мало отличается от бумажной книги.
150 +
151 +**Как избежать данной ошибки?**
152 +
153 +* Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний.
154 +* Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически.
155 +* Использовать программные средства связи документов, например плагин [[Глоссарий>>doc:Blog.Statia-o-rasshirenii-glossariia]], который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте.
156 +
157 +== Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов ==
158 +
159 +Данная ошибка заключается в том, что база знаний существует сама по себе.
160 +
161 +Т.е. вроде как её нужно использовать, но рабочие инструкции, регламенты, описания процессов не содержат прямых указаний к её использованию.
162 +
163 +В результате, также замедляется или прекращается совсем ее использование. А внедрение терпит крах.
164 +
165 +**Как избежать данной ошибки?**
166 +
167 +* Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний.
168 +* Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период.
169 +
170 +Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний.
171 +
172 +== В заключении ==
173 +
174 +Конечно эти ошибки не единственные.
175 +
176 +В целом, внедрение корпоративной базы знаний большая и сложная задача.
177 +
178 +Но "путь осилит идущий".
179 +
180 +Мы верим в то, что если ваша компания хочет поднять свой уровень зрелости внедрением корпоративной базы знаний, то ничто её не остановит.
181 +
182 +А мы в этом поможем.
183 +
5 5  ----
6 6  
7 7  {{cl-plate-help/}}
Ошибки.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.coluns
Размер
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +197.6 KB
Содержимое