Изменения документа 7 самых частых ошибок при использовании корпоративной базы знаний

Сводка

• Свойства страницы (1 изменено, 0 добавлено, 0 удалено)

Подробности

Свойства страницы

Содержимое

...	...	@@ -1,126 +1,7 @@
1		-Многие компании начинают использовать базу знаний.
2		-Как правило это связано с одними и теми же причинами, которые связаны с желанием руководства:
3		-- Навести порядок в процессах
4		-- Закрепить ответственность за функции
5		-- Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
6		-- Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
7		-- Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
8		-Данный список конечно не полный.
9		-Но, в независимости от того, какие причины подталкивают к внедрению базы знаний (ещё её часто называют корпоративная вики), многие совершают одни и те-же ошибки.
10		-В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать.
	1	+(% class="wikigeneratedid" id="H42144243044244C44F" %)
	2	+...
11	11
12		-== Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов==
13	13
14		-Это одна из самых частых ошибок при внедрении базы знаний компании.
15		-Она заключается в том, что сотрудники начинают использовать корпоративную вики как хранилище документов.
16		-Другими словами, создают документы за границами системы, в других программах. Например в офисных редакторах.
17		-А уже готовые документы размещают в базе знаний.
18		-Такой подход приводит к тому, что часто документы за пределами базы знаний не соответствуют документам в системе.
19		-Где-то что-то подправили, а разместить новую версию забыли.
20		-Также, такой подход приводит к тому, что база знаний включается в процесс, лишь в самом конце жизненного цикла документа.
21		-И таким образом теряются большинство преимуществ использования базы знаний.
22		-Документ не обсуждается в системе, замечания к нему не фиксируются.
23		-Нет версий, которые показывают развитие документа.
24		-В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету. Разве что для архивного хранения.
25		-**Как избежать данной ошибки?**
26		-
27		-1. С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
28		-2. Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
29		-3. Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
30		-
31		-
32		-== Ошибка 2: Хранить слишком мало информации==
33		-
34		-Вторая частая ошибка заключается в том, что компания начинает внедрение с хранения какого-то небольшого количества видов документов.
35		-Например договоров, или должностных инструкций.
36		-Из-за этого, пользователи при обращении к базе знаний не находят того что им нужно.
37		-И теряют доверие к системе.
38		-В данном случае неизбежно есть сложность касающаяся накопления так называемой критической массы знаний в системе.
39		-Получается пока знаний мало, сотрудники не пользуются базой. А из-за того что они не пользуются базой, знаний в ней мало.
40		-Такой замкнутый круг.
41		-И он будет до тех пор пока объем знаний в системе не превысит некоторый порог, после которого сотрудники чаще будут, сначала искать информацию в системе, а уже потом где-то еще.
42		-**Как избежать данной ошибки?**
43		-1. Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения.
44		-2. Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе.
45		-3. Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику.
46		-4. Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации.
47		-
48		-
49		-== Ошибка 3: Хранить слишком много информации==
50		-
51		-Третья ошибка заключается в том, что в базу знаний начинают размещать все подряд, без какого либо порядка.
52		-В результате, система превращается в свалку информации и в конечном итоге теряет свои преимущества.
53		-Из-за большого объема информации, часто дублирующей саму себя, пользователи не могут найти то что им нужно.
54		-Как следствие доверие к системе пропадает и базой знаний перестают пользоваться.
55		-**Как избежать данной ошибки?**
56		-1. Создать изначальную структуру хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее.
57		-2. Ввести правила расстановки тегов, правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями.
58		-3. Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы.
59		-4. Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться.
60		-5. Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний.
61		-
62		-
63		-== Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками==
64		-
65		-Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет"
66		-Понятно, что сотрудники имеют разную лояльность к внедряемым системам, но база знаний оказывает реальную помощь в тех случаях когда ее использует максимально большое количество сотрудников.
67		-Если позволять отдельным пользователям не использовать систему, то это может поставить по сомнению в целом идею использования системы в компании.
68		-Это тот самый случай, когда "ложка дёгтя испортит бочку мёда".
69		-Сотрудники которые саботируют использование системы как правило, ссылаются на одни и те-же доводы.
70		-Что в системе работать дольше, что не умеют пользоваться и так далее.
71		-**Как избежать данной ошибки?**
72		-1. Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства.
73		-2. Провести качественное обучение.
74		-3. Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы.
75		-4. Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний.
76		-
77		-
78		-== Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами==
79		-
80		-Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать шаблоны страниц или даже целых разделов.
81		-Применение шаблонов позволяет существенно сократить временные затраты на создание документации.
82		-Но при внедрении баз знаний многие компании, забывают про эту возможность.
83		-Как следствие, усложняется внедрение базы знаний, а эффекты от её внедрения становятся ниже.
84		-**Как избежать данной ошибки?**
85		-1. С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов.
86		-2. Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет.
87		-3. Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов.
88		-
89		-
90		-== Ошибка 6: Забывать про гипертекст==
91		-
92		-Одно из ключевых преимуществ современных баз знаний, это так называемый режим гипертекста.
93		-Гипертекст это то, с чего начинался современный интернет.
94		-По своей сути гипертекст это просто набор различных статей, документов или инструкций, но при этом с размещенными в тексте ссылками.
95		-Т.е. когда пользователь читает например инструкцию к какому-либо бизнес-процессу компании, по мере чтения, в тексте встречаются ссылки на другие страницы, документы и т.д.
96		-Это позволяет при необходимости переходить в смежные документы или разделы базы знаний и таким образом качество получения информации, оперативность её получения существенно улучшаются.
97		-Но часто при использовании корпоративной базы знаний, пользователи, авторы статей и инструкций, забывают об этой возможности.
98		-И получающаяся база знаний, мало отличается от бумажной книги.
99		-**Как избежать данной ошибки?**
100		-1. Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний.
101		-2. Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически.
102		-3. Использовать программные средства связи документов, например плагин Глоссарий, который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте.
103		-
104		-
105		-== Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов==
106		-
107		-Данная ошибка заключается в том, что база знаний существует сама по себе.
108		-Т.е. вроде как её нужно использовать, но рабочие инструкции, регламенты, описания процессов не содержат прямых указаний к её использованию.
109		-В результате, также замедляется или прекращается совсем ее использование. А внедрение терпит крах.
110		-**Как избежать данной ошибки?**
111		-1. Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний.
112		-2. Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период.
113		-Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний.
114		-
115		-
116		-== В заключении==
117		-
118		-Конечно эти ошибки не единственные.
119		-В целом, внедрение корпоративной базы знаний большая и сложная задача.
120		-Но "путь осилит идущий".
121		-Мы верим в то, что если ваша компания хочет поднять свой уровень зрелости внедрением корпоративной базы знаний, то ничто её не остановит.
122		-А мы в этом поможем.
123		-
124	124	----
125	125
126	126	{{cl-plate-help/}}