Изменения документа 7 самых частых ошибок при использовании корпоративной базы знаний

Сводка

• Свойства страницы (1 изменено, 0 добавлено, 0 удалено)

Подробности

Свойства страницы

Содержимое

...	...	@@ -1,124 +1,181 @@
1	1	Многие компании начинают использовать базу знаний.
	2	+
2	2	Как правило это связано с одними и теми же причинами, которые связаны с желанием руководства:
3		-- Навести порядок в процессах
4		-- Закрепить ответственность за функции
5		-- Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
6		-- Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
7		-- Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
	4	+
	5	+* Навести порядок в процессах
	6	+* Закрепить ответственность за функции
	7	+* Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
	8	+* Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
	9	+* Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
	10	+
8	8	Данный список конечно не полный.
	12	+
9	9	Но, в независимости от того, какие причины подталкивают к внедрению базы знаний (ещё её часто называют корпоративная вики), многие совершают одни и те-же ошибки.
	14	+
10	10	В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать.
11	11
12		-== Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов==
	17	+== Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов ==
13	13
14	14	Это одна из самых частых ошибок при внедрении базы знаний компании.
	20	+
15	15	Она заключается в том, что сотрудники начинают использовать корпоративную вики как хранилище документов.
	22	+
16	16	Другими словами, создают документы за границами системы, в других программах. Например в офисных редакторах.
	24	+
17	17	А уже готовые документы размещают в базе знаний.
	26	+
18	18	Такой подход приводит к тому, что часто документы за пределами базы знаний не соответствуют документам в системе.
	28	+
19	19	Где-то что-то подправили, а разместить новую версию забыли.
	30	+
20	20	Также, такой подход приводит к тому, что база знаний включается в процесс, лишь в самом конце жизненного цикла документа.
	32	+
21	21	И таким образом теряются большинство преимуществ использования базы знаний.
	34	+
22	22	Документ не обсуждается в системе, замечания к нему не фиксируются.
	36	+
23	23	Нет версий, которые показывают развитие документа.
24		-В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету. Разве что для архивного хранения.
25		-**Как избежать данной ошибки?**
26	26
27		-1. С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
28		-2. Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
29		-3. Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
	39	+В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету.
30	30
	41	+Разве что для архивного хранения.
	42	+
31	31
32		-== Ошибка 2: Хранить слишком мало информации==
	44	+**Как избежать данной ошибки?**
33	33
	46	+* С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
	47	+* Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
	48	+* Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
	49	+
	50	+== Ошибка 2: Хранить слишком мало информации ==
	51	+
34	34	Вторая частая ошибка заключается в том, что компания начинает внедрение с хранения какого-то небольшого количества видов документов.
	53	+
35	35	Например договоров, или должностных инструкций.
	55	+
36	36	Из-за этого, пользователи при обращении к базе знаний не находят того что им нужно.
	57	+
37	37	И теряют доверие к системе.
	59	+
38	38	В данном случае неизбежно есть сложность касающаяся накопления так называемой критической массы знаний в системе.
	61	+
39	39	Получается пока знаний мало, сотрудники не пользуются базой. А из-за того что они не пользуются базой, знаний в ней мало.
	63	+
40	40	Такой замкнутый круг.
	65	+
41	41	И он будет до тех пор пока объем знаний в системе не превысит некоторый порог, после которого сотрудники чаще будут, сначала искать информацию в системе, а уже потом где-то еще.
	67	+
	68	+
42	42	**Как избежать данной ошибки?**
43		-1. Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения.
44		-2. Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе.
45		-3. Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику.
46		-4. Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации.
47	47
	71	+* Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения.
	72	+* Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе.
	73	+* Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику.
	74	+* Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации.
48	48
49		-== Ошибка 3: Хранить слишком много информации==
	76	+== Ошибка 3: Хранить слишком много информации ==
50	50
51	51	Третья ошибка заключается в том, что в базу знаний начинают размещать все подряд, без какого либо порядка.
	79	+
52	52	В результате, система превращается в свалку информации и в конечном итоге теряет свои преимущества.
	81	+
53	53	Из-за большого объема информации, часто дублирующей саму себя, пользователи не могут найти то что им нужно.
	83	+
54	54	Как следствие доверие к системе пропадает и базой знаний перестают пользоваться.
	85	+
	86	+
55	55	**Как избежать данной ошибки?**
56		-1. Создать изначальную структуру хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее.
57		-2. Ввести правила расстановки тегов, правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями.
58		-3. Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы.
59		-4. Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться.
60		-5. Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний.
61	61
	89	+* [[Создать изначальную структуру>>doc:Stati.Metodiki-primeneniia-XWiki.Kakuiu-sdelat-strukturu-dlia-khraneniia-korporativnykh-znanii.WebHome]] хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее.
	90	+* Ввести правила расстановки [[тегов>>doc:Main.Tags]], правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями.
	91	+* Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы.
	92	+* Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться.
	93	+* Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний.
62	62
63		-== Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками==
	95	+== Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками ==
64	64
65		-Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет"
	97	+Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет".
	98	+
66	66	Понятно, что сотрудники имеют разную лояльность к внедряемым системам, но база знаний оказывает реальную помощь в тех случаях когда ее использует максимально большое количество сотрудников.
	100	+
67	67	Если позволять отдельным пользователям не использовать систему, то это может поставить по сомнению в целом идею использования системы в компании.
	102	+
68	68	Это тот самый случай, когда "ложка дёгтя испортит бочку мёда".
	104	+
69	69	Сотрудники которые саботируют использование системы как правило, ссылаются на одни и те-же доводы.
	106	+
70	70	Что в системе работать дольше, что не умеют пользоваться и так далее.
	108	+
71	71	**Как избежать данной ошибки?**
72		-1. Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства.
73		-2. Провести качественное обучение.
74		-3. Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы.
75		-4. Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний.
76	76
	111	+* Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства.
	112	+* Провести качественное обучение.
	113	+* Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы.
	114	+* Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний.
77	77
78		-== Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами==
	116	+== Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами ==
79	79
80		-Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать шаблоны страниц или даже целых разделов.
	118	+Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать [[шаблоны страниц>>doc:Stati.Funktsii-XWiki.SHablony-v-XWiki.WebHome]] или даже целых разделов.
	119	+
81	81	Применение шаблонов позволяет существенно сократить временные затраты на создание документации.
	121	+
82	82	Но при внедрении баз знаний многие компании, забывают про эту возможность.
	123	+
83	83	Как следствие, усложняется внедрение базы знаний, а эффекты от её внедрения становятся ниже.
	125	+
84	84	**Как избежать данной ошибки?**
85		-1. С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов.
86		-2. Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет.
87		-3. Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов.
88	88
	128	+* С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов.
	129	+* Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет.
	130	+* Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов.
89	89
90		-== Ошибка 6: Забывать про гипертекст==
	132	+== Ошибка 6: Забывать про гипертекст ==
91	91
92	92	Одно из ключевых преимуществ современных баз знаний, это так называемый режим гипертекста.
	135	+
93	93	Гипертекст это то, с чего начинался современный интернет.
	137	+
94	94	По своей сути гипертекст это просто набор различных статей, документов или инструкций, но при этом с размещенными в тексте ссылками.
	139	+
95	95	Т.е. когда пользователь читает например инструкцию к какому-либо бизнес-процессу компании, по мере чтения, в тексте встречаются ссылки на другие страницы, документы и т.д.
	141	+
96	96	Это позволяет при необходимости переходить в смежные документы или разделы базы знаний и таким образом качество получения информации, оперативность её получения существенно улучшаются.
	143	+
97	97	Но часто при использовании корпоративной базы знаний, пользователи, авторы статей и инструкций, забывают об этой возможности.
	145	+
98	98	И получающаяся база знаний, мало отличается от бумажной книги.
	147	+
99	99	**Как избежать данной ошибки?**
100		-1. Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний.
101		-2. Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически.
102		-3. Использовать программные средства связи документов, например плагин Глоссарий, который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте.
103	103
	150	+* Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний.
	151	+* Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически.
	152	+* Использовать программные средства связи документов, например плагин [[Глоссарий>>doc:Blog.Statia-o-rasshirenii-glossariia]], который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте.
104	104
105		-== Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов==
	154	+== Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов ==
106	106
107	107	Данная ошибка заключается в том, что база знаний существует сама по себе.
	157	+
108	108	Т.е. вроде как её нужно использовать, но рабочие инструкции, регламенты, описания процессов не содержат прямых указаний к её использованию.
	159	+
109	109	В результате, также замедляется или прекращается совсем ее использование. А внедрение терпит крах.
	161	+
110	110	**Как избежать данной ошибки?**
111		-1. Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний.
112		-2. Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период.
113		-Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний.
114	114
	164	+* Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний.
	165	+* Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период.
115	115
116		-== В заключении==
	167	+Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний.
117	117
	169	+== В заключении ==
	170	+
118	118	Конечно эти ошибки не единственные.
	172	+
119	119	В целом, внедрение корпоративной базы знаний большая и сложная задача.
	174	+
120	120	Но "путь осилит идущий".
	176	+
121	121	Мы верим в то, что если ваша компания хочет поднять свой уровень зрелости внедрением корпоративной базы знаний, то ничто её не остановит.
	178	+
122	122	А мы в этом поможем.
123	123
124	124	----