Редактировал(а) Coluns 02.11.2024
От версии 1.3
отредактировано Coluns
на 27.04.2023
Изменить комментарий: К данной версии нет комментариев
К версии 4.1
отредактировано Coluns
на 02.11.2024
Изменить комментарий: К данной версии нет комментариев

Сводка

Подробности

Свойства страницы
Скрытые
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -true
1 +false
Теги
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +ошибки|методики|внедрение
Содержимое
... ... @@ -1,124 +1,184 @@
1 +(% style="text-align:center" %)
2 +[[image:Ошибки.png||alt="Ошибки внедрения базы знаний" height="563" width="1000"]]
3 +
1 1  Многие компании начинают использовать базу знаний.
5 +
2 2  Как правило это связано с одними и теми же причинами, которые связаны с желанием руководства:
3 -- Навести порядок в процессах
4 -- Закрепить ответственность за функции
5 -- Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
6 -- Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
7 -- Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
7 +
8 +* Навести порядок в процессах
9 +* Закрепить ответственность за функции
10 +* Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
11 +* Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
12 +* Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
13 +
8 8  Данный список конечно не полный.
15 +
9 9  Но, в независимости от того, какие причины подталкивают к внедрению базы знаний (ещё её часто называют корпоративная вики), многие совершают одни и те-же ошибки.
17 +
10 10  В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать.
11 11  
12 -== Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов==
20 +== Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов ==
13 13  
14 14  Это одна из самых частых ошибок при внедрении базы знаний компании.
23 +
15 15  Она заключается в том, что сотрудники начинают использовать корпоративную вики как хранилище документов.
25 +
16 16  Другими словами, создают документы за границами системы, в других программах. Например в офисных редакторах.
27 +
17 17  А уже готовые документы размещают в базе знаний.
29 +
18 18  Такой подход приводит к тому, что часто документы за пределами базы знаний не соответствуют документам в системе.
31 +
19 19  Где-то что-то подправили, а разместить новую версию забыли.
33 +
20 20  Также, такой подход приводит к тому, что база знаний включается в процесс, лишь в самом конце жизненного цикла документа.
35 +
21 21  И таким образом теряются большинство преимуществ использования базы знаний.
37 +
22 22  Документ не обсуждается в системе, замечания к нему не фиксируются.
39 +
23 23  Нет версий, которые показывают развитие документа.
24 -В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету. Разве что для архивного хранения.
25 -**Как избежать данной ошибки?**
26 26  
27 -1. С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
28 -2. Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
29 -3. Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
42 +В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету.
30 30  
44 +Разве что для архивного хранения.
45 +
31 31  
32 -== Ошибка 2: Хранить слишком мало информации==
47 +**Как избежать данной ошибки?**
33 33  
49 +* С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
50 +* Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
51 +* Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
52 +
53 +== Ошибка 2: Хранить слишком мало информации ==
54 +
34 34  Вторая частая ошибка заключается в том, что компания начинает внедрение с хранения какого-то небольшого количества видов документов.
56 +
35 35  Например договоров, или должностных инструкций.
58 +
36 36  Из-за этого, пользователи при обращении к базе знаний не находят того что им нужно.
60 +
37 37  И теряют доверие к системе.
62 +
38 38  В данном случае неизбежно есть сложность касающаяся накопления так называемой критической массы знаний в системе.
64 +
39 39  Получается пока знаний мало, сотрудники не пользуются базой. А из-за того что они не пользуются базой, знаний в ней мало.
66 +
40 40  Такой замкнутый круг.
68 +
41 41  И он будет до тех пор пока объем знаний в системе не превысит некоторый порог, после которого сотрудники чаще будут, сначала искать информацию в системе, а уже потом где-то еще.
70 +
71 +
42 42  **Как избежать данной ошибки?**
43 -1. Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения.
44 -2. Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе.
45 -3. Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику.
46 -4. Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации.
47 47  
74 +* Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения.
75 +* Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе.
76 +* Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику.
77 +* Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации.
48 48  
49 -== Ошибка 3: Хранить слишком много информации==
79 +== Ошибка 3: Хранить слишком много информации ==
50 50  
51 51  Третья ошибка заключается в том, что в базу знаний начинают размещать все подряд, без какого либо порядка.
82 +
52 52  В результате, система превращается в свалку информации и в конечном итоге теряет свои преимущества.
84 +
53 53  Из-за большого объема информации, часто дублирующей саму себя, пользователи не могут найти то что им нужно.
86 +
54 54  Как следствие доверие к системе пропадает и базой знаний перестают пользоваться.
88 +
89 +
55 55  **Как избежать данной ошибки?**
56 -1. Создать изначальную структуру хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее.
57 -2. Ввести правила расстановки тегов, правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями.
58 -3. Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы.
59 -4. Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться.
60 -5. Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний.
61 61  
92 +* [[Создать изначальную структуру>>doc:Stati.Metodiki-primeneniia-XWiki.Kakuiu-sdelat-strukturu-dlia-khraneniia-korporativnykh-znanii.WebHome]] хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее.
93 +* Ввести правила расстановки [[тегов>>doc:Main.Tags]], правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями.
94 +* Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы.
95 +* Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться.
96 +* Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний.
62 62  
63 -== Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками==
98 +== Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками ==
64 64  
65 -Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет"
100 +Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет".
101 +
66 66  Понятно, что сотрудники имеют разную лояльность к внедряемым системам, но база знаний оказывает реальную помощь в тех случаях когда ее использует максимально большое количество сотрудников.
103 +
67 67  Если позволять отдельным пользователям не использовать систему, то это может поставить по сомнению в целом идею использования системы в компании.
105 +
68 68  Это тот самый случай, когда "ложка дёгтя испортит бочку мёда".
107 +
69 69  Сотрудники которые саботируют использование системы как правило, ссылаются на одни и те-же доводы.
109 +
70 70  Что в системе работать дольше, что не умеют пользоваться и так далее.
111 +
71 71  **Как избежать данной ошибки?**
72 -1. Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства.
73 -2. Провести качественное обучение.
74 -3. Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы.
75 -4. Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний.
76 76  
114 +* Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства.
115 +* Провести качественное обучение.
116 +* Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы.
117 +* Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний.
77 77  
78 -== Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами==
119 +== Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами ==
79 79  
80 -Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать шаблоны страниц или даже целых разделов.
121 +Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать [[шаблоны страниц>>doc:Stati.Funktsii-XWiki.SHablony-v-XWiki.WebHome]] или даже целых разделов.
122 +
81 81  Применение шаблонов позволяет существенно сократить временные затраты на создание документации.
124 +
82 82  Но при внедрении баз знаний многие компании, забывают про эту возможность.
126 +
83 83  Как следствие, усложняется внедрение базы знаний, а эффекты от её внедрения становятся ниже.
128 +
84 84  **Как избежать данной ошибки?**
85 -1. С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов.
86 -2. Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет.
87 -3. Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов.
88 88  
131 +* С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов.
132 +* Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет.
133 +* Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов.
89 89  
90 -== Ошибка 6: Забывать про гипертекст==
135 +== Ошибка 6: Забывать про гипертекст ==
91 91  
92 92  Одно из ключевых преимуществ современных баз знаний, это так называемый режим гипертекста.
138 +
93 93  Гипертекст это то, с чего начинался современный интернет.
140 +
94 94  По своей сути гипертекст это просто набор различных статей, документов или инструкций, но при этом с размещенными в тексте ссылками.
142 +
95 95  Т.е. когда пользователь читает например инструкцию к какому-либо бизнес-процессу компании, по мере чтения, в тексте встречаются ссылки на другие страницы, документы и т.д.
144 +
96 96  Это позволяет при необходимости переходить в смежные документы или разделы базы знаний и таким образом качество получения информации, оперативность её получения существенно улучшаются.
146 +
97 97  Но часто при использовании корпоративной базы знаний, пользователи, авторы статей и инструкций, забывают об этой возможности.
148 +
98 98  И получающаяся база знаний, мало отличается от бумажной книги.
150 +
99 99  **Как избежать данной ошибки?**
100 -1. Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний.
101 -2. Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически.
102 -3. Использовать программные средства связи документов, например плагин Глоссарий, который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте.
103 103  
153 +* Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний.
154 +* Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически.
155 +* Использовать программные средства связи документов, например плагин [[Глоссарий>>doc:Blog.Statia-o-rasshirenii-glossariia]], который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте.
104 104  
105 -== Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов==
157 +== Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов ==
106 106  
107 107  Данная ошибка заключается в том, что база знаний существует сама по себе.
160 +
108 108  Т.е. вроде как её нужно использовать, но рабочие инструкции, регламенты, описания процессов не содержат прямых указаний к её использованию.
162 +
109 109  В результате, также замедляется или прекращается совсем ее использование. А внедрение терпит крах.
164 +
110 110  **Как избежать данной ошибки?**
111 -1. Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний.
112 -2. Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период.
113 -Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний.
114 114  
167 +* Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний.
168 +* Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период.
115 115  
116 -== В заключении==
170 +Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний.
117 117  
172 +== В заключение ==
173 +
118 118  Конечно эти ошибки не единственные.
175 +
119 119  В целом, внедрение корпоративной базы знаний большая и сложная задача.
177 +
120 120  Но "путь осилит идущий".
179 +
121 121  Мы верим в то, что если ваша компания хочет поднять свой уровень зрелости внедрением корпоративной базы знаний, то ничто её не остановит.
181 +
122 122  А мы в этом поможем.
123 123  
124 124  ----
Ошибки.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.coluns
Размер
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +197.6 KB
Содержимое
ColunsExt.App.colunsCarousel.Code.colunsCarouselClass[0]
URL адрес изображения
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +https://corpwiki.ru/bin/download/Stati/Metodicheskie-stati/7-samykh-chastykh-oshibok-pri-ispolzovanii-korporativnoi-bazy-znanii/WebHome/Ошибки.png
Активно
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Да
Краткое описание
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать