Изменения документа 7 самых частых ошибок при использовании корпоративной базы знаний

Сводка

• Свойства страницы (1 изменено, 0 добавлено, 0 удалено)

Подробности

Свойства страницы

Содержимое

...	...	@@ -1,183 +1,7 @@
1		-Многие компании начинают использовать базу знаний.
	1	+(% class="wikigeneratedid" id="H42144243044244C44F" %)
	2	+...
2	2
3		-Как правило это связано с одними и теми же причинами, которые связаны с желанием руководства:
4	4
5		-* Навести порядок в процессах
6		-* Закрепить ответственность за функции
7		-* Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
8		-* Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
9		-* Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
10		-
11		-Данный список конечно не полный.
12		-
13		-Но, в независимости от того, какие причины подталкивают к внедрению базы знаний (ещё её часто называют корпоративная вики), многие совершают одни и те-же ошибки.
14		-
15		-В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать.
16		-
17		-== Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов ==
18		-
19		-Это одна из самых частых ошибок при внедрении базы знаний компании.
20		-
21		-Она заключается в том, что сотрудники начинают использовать корпоративную вики как хранилище документов.
22		-
23		-Другими словами, создают документы за границами системы, в других программах. Например в офисных редакторах.
24		-
25		-А уже готовые документы размещают в базе знаний.
26		-
27		-Такой подход приводит к тому, что часто документы за пределами базы знаний не соответствуют документам в системе.
28		-
29		-Где-то что-то подправили, а разместить новую версию забыли.
30		-
31		-Также, такой подход приводит к тому, что база знаний включается в процесс, лишь в самом конце жизненного цикла документа.
32		-
33		-И таким образом теряются большинство преимуществ использования базы знаний.
34		-
35		-Документ не обсуждается в системе, замечания к нему не фиксируются.
36		-
37		-Нет версий, которые показывают развитие документа.
38		-
39		-В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету.
40		-
41		-Разве что для архивного хранения.
42		-
43		-
44		-**Как избежать данной ошибки?**
45		-
46		-* С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
47		-* Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
48		-* Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
49		-
50		-== Ошибка 2: Хранить слишком мало информации ==
51		-
52		-Вторая частая ошибка заключается в том, что компания начинает внедрение с хранения какого-то небольшого количества видов документов.
53		-
54		-Например договоров, или должностных инструкций.
55		-
56		-Из-за этого, пользователи при обращении к базе знаний не находят того что им нужно.
57		-
58		-И теряют доверие к системе.
59		-
60		-В данном случае неизбежно есть сложность касающаяся накопления так называемой критической массы знаний в системе.
61		-
62		-Получается пока знаний мало, сотрудники не пользуются базой. А из-за того что они не пользуются базой, знаний в ней мало.
63		-
64		-Такой замкнутый круг.
65		-
66		-И он будет до тех пор пока объем знаний в системе не превысит некоторый порог, после которого сотрудники чаще будут, сначала искать информацию в системе, а уже потом где-то еще.
67		-
68		-
69		-**Как избежать данной ошибки?**
70		-
71		-* Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения.
72		-* Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе.
73		-* Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику.
74		-* Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации.
75		-
76		-== Ошибка 3: Хранить слишком много информации ==
77		-
78		-Третья ошибка заключается в том, что в базу знаний начинают размещать все подряд, без какого либо порядка.
79		-
80		-В результате, система превращается в свалку информации и в конечном итоге теряет свои преимущества.
81		-
82		-Из-за большого объема информации, часто дублирующей саму себя, пользователи не могут найти то что им нужно.
83		-
84		-Как следствие доверие к системе пропадает и базой знаний перестают пользоваться.
85		-
86		-
87		-**Как избежать данной ошибки?**
88		-
89		-* Создать изначальную структуру хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее.
90		-* Ввести правила расстановки тегов, правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями.
91		-* Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы.
92		-* Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться.
93		-* Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний.
94		-
95		-== Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками ==
96		-
97		-Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет".
98		-
99		-Понятно, что сотрудники имеют разную лояльность к внедряемым системам, но база знаний оказывает реальную помощь в тех случаях когда ее использует максимально большое количество сотрудников.
100		-
101		-Если позволять отдельным пользователям не использовать систему, то это может поставить по сомнению в целом идею использования системы в компании.
102		-
103		-Это тот самый случай, когда "ложка дёгтя испортит бочку мёда".
104		-
105		-Сотрудники которые саботируют использование системы как правило, ссылаются на одни и те-же доводы.
106		-
107		-Что в системе работать дольше, что не умеют пользоваться и так далее.
108		-
109		-**Как избежать данной ошибки?**
110		-
111		-* Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства.
112		-* Провести качественное обучение.
113		-* Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы.
114		-* Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний.
115		-
116		-== Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами ==
117		-
118		-Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать шаблоны страниц или даже целых разделов.
119		-
120		-Применение шаблонов позволяет существенно сократить временные затраты на создание документации.
121		-
122		-Но при внедрении баз знаний многие компании, забывают про эту возможность.
123		-
124		-Как следствие, усложняется внедрение базы знаний, а эффекты от её внедрения становятся ниже.
125		-
126		-**Как избежать данной ошибки?**
127		-
128		-* С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов.
129		-* Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет.
130		-* Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов.
131		-
132		-== Ошибка 6: Забывать про гипертекст ==
133		-
134		-Одно из ключевых преимуществ современных баз знаний, это так называемый режим гипертекста.
135		-
136		-Гипертекст это то, с чего начинался современный интернет.
137		-
138		-По своей сути гипертекст это просто набор различных статей, документов или инструкций, но при этом с размещенными в тексте ссылками.
139		-
140		-Т.е. когда пользователь читает например инструкцию к какому-либо бизнес-процессу компании, по мере чтения, в тексте встречаются ссылки на другие страницы, документы и т.д.
141		-
142		-Это позволяет при необходимости переходить в смежные документы или разделы базы знаний и таким образом качество получения информации, оперативность её получения существенно улучшаются.
143		-
144		-Но часто при использовании корпоративной базы знаний, пользователи, авторы статей и инструкций, забывают об этой возможности.
145		-
146		-И получающаяся база знаний, мало отличается от бумажной книги.
147		-
148		-**Как избежать данной ошибки?**
149		-
150		-* Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний.
151		-* Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически.
152		-* Использовать программные средства связи документов, например плагин Глоссарий, который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте.
153		-
154		-== Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов ==
155		-
156		-Данная ошибка заключается в том, что база знаний существует сама по себе.
157		-
158		-Т.е. вроде как её нужно использовать, но рабочие инструкции, регламенты, описания процессов не содержат прямых указаний к её использованию.
159		-
160		-В результате, также замедляется или прекращается совсем ее использование. А внедрение терпит крах.
161		-
162		-**Как избежать данной ошибки?**
163		-
164		-* Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний.
165		-* Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период.
166		-
167		-Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний.
168		-
169		-== В заключении ==
170		-
171		-Конечно эти ошибки не единственные.
172		-
173		-В целом, внедрение корпоративной базы знаний большая и сложная задача.
174		-
175		-Но "путь осилит идущий".
176		-
177		-Мы верим в то, что если ваша компания хочет поднять свой уровень зрелости внедрением корпоративной базы знаний, то ничто её не остановит.
178		-
179		-А мы в этом поможем.
180		-
181	181	----
182	182
183	183	{{cl-plate-help/}}