Редактировал(а) Coluns 02.11.2024
От версии 2.2
отредактировано Coluns
на 27.04.2023
Изменить комментарий: Добавлен тег [ошибки, методики, внедрение]
К версии 1.1
отредактировано Coluns
на 27.04.2023
Изменить комментарий: К данной версии нет комментариев

Сводка

Подробности

Свойства страницы
Скрытые
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -false
1 +true
Теги
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -ошибки|методики|внедрение
Содержимое
... ... @@ -1,186 +1,7 @@
1 -(% style="text-align:center" %)
2 -[[image:Ошибки.png||alt="Ошибки внедрения базы знаний" height="563" width="1000"]]
1 +(% class="wikigeneratedid" id="H42144243044244C44F" %)
2 +...
3 3  
4 -Многие компании начинают использовать базу знаний.
5 5  
6 -Как правило это связано с одними и теми же причинами, которые связаны с желанием руководства:
7 -
8 -* Навести порядок в процессах
9 -* Закрепить ответственность за функции
10 -* Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
11 -* Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
12 -* Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
13 -
14 -Данный список конечно не полный.
15 -
16 -Но, в независимости от того, какие причины подталкивают к внедрению базы знаний (ещё её часто называют корпоративная вики), многие совершают одни и те-же ошибки.
17 -
18 -В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать.
19 -
20 -== Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов ==
21 -
22 -Это одна из самых частых ошибок при внедрении базы знаний компании.
23 -
24 -Она заключается в том, что сотрудники начинают использовать корпоративную вики как хранилище документов.
25 -
26 -Другими словами, создают документы за границами системы, в других программах. Например в офисных редакторах.
27 -
28 -А уже готовые документы размещают в базе знаний.
29 -
30 -Такой подход приводит к тому, что часто документы за пределами базы знаний не соответствуют документам в системе.
31 -
32 -Где-то что-то подправили, а разместить новую версию забыли.
33 -
34 -Также, такой подход приводит к тому, что база знаний включается в процесс, лишь в самом конце жизненного цикла документа.
35 -
36 -И таким образом теряются большинство преимуществ использования базы знаний.
37 -
38 -Документ не обсуждается в системе, замечания к нему не фиксируются.
39 -
40 -Нет версий, которые показывают развитие документа.
41 -
42 -В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету.
43 -
44 -Разве что для архивного хранения.
45 -
46 -
47 -**Как избежать данной ошибки?**
48 -
49 -* С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
50 -* Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
51 -* Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
52 -
53 -== Ошибка 2: Хранить слишком мало информации ==
54 -
55 -Вторая частая ошибка заключается в том, что компания начинает внедрение с хранения какого-то небольшого количества видов документов.
56 -
57 -Например договоров, или должностных инструкций.
58 -
59 -Из-за этого, пользователи при обращении к базе знаний не находят того что им нужно.
60 -
61 -И теряют доверие к системе.
62 -
63 -В данном случае неизбежно есть сложность касающаяся накопления так называемой критической массы знаний в системе.
64 -
65 -Получается пока знаний мало, сотрудники не пользуются базой. А из-за того что они не пользуются базой, знаний в ней мало.
66 -
67 -Такой замкнутый круг.
68 -
69 -И он будет до тех пор пока объем знаний в системе не превысит некоторый порог, после которого сотрудники чаще будут, сначала искать информацию в системе, а уже потом где-то еще.
70 -
71 -
72 -**Как избежать данной ошибки?**
73 -
74 -* Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения.
75 -* Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе.
76 -* Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику.
77 -* Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации.
78 -
79 -== Ошибка 3: Хранить слишком много информации ==
80 -
81 -Третья ошибка заключается в том, что в базу знаний начинают размещать все подряд, без какого либо порядка.
82 -
83 -В результате, система превращается в свалку информации и в конечном итоге теряет свои преимущества.
84 -
85 -Из-за большого объема информации, часто дублирующей саму себя, пользователи не могут найти то что им нужно.
86 -
87 -Как следствие доверие к системе пропадает и базой знаний перестают пользоваться.
88 -
89 -
90 -**Как избежать данной ошибки?**
91 -
92 -* [[Создать изначальную структуру>>doc:Stati.Metodiki-primeneniia-XWiki.Kakuiu-sdelat-strukturu-dlia-khraneniia-korporativnykh-znanii.WebHome]] хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее.
93 -* Ввести правила расстановки [[тегов>>doc:Main.Tags]], правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями.
94 -* Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы.
95 -* Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться.
96 -* Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний.
97 -
98 -== Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками ==
99 -
100 -Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет".
101 -
102 -Понятно, что сотрудники имеют разную лояльность к внедряемым системам, но база знаний оказывает реальную помощь в тех случаях когда ее использует максимально большое количество сотрудников.
103 -
104 -Если позволять отдельным пользователям не использовать систему, то это может поставить по сомнению в целом идею использования системы в компании.
105 -
106 -Это тот самый случай, когда "ложка дёгтя испортит бочку мёда".
107 -
108 -Сотрудники которые саботируют использование системы как правило, ссылаются на одни и те-же доводы.
109 -
110 -Что в системе работать дольше, что не умеют пользоваться и так далее.
111 -
112 -**Как избежать данной ошибки?**
113 -
114 -* Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства.
115 -* Провести качественное обучение.
116 -* Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы.
117 -* Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний.
118 -
119 -== Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами ==
120 -
121 -Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать [[шаблоны страниц>>doc:Stati.Funktsii-XWiki.SHablony-v-XWiki.WebHome]] или даже целых разделов.
122 -
123 -Применение шаблонов позволяет существенно сократить временные затраты на создание документации.
124 -
125 -Но при внедрении баз знаний многие компании, забывают про эту возможность.
126 -
127 -Как следствие, усложняется внедрение базы знаний, а эффекты от её внедрения становятся ниже.
128 -
129 -**Как избежать данной ошибки?**
130 -
131 -* С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов.
132 -* Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет.
133 -* Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов.
134 -
135 -== Ошибка 6: Забывать про гипертекст ==
136 -
137 -Одно из ключевых преимуществ современных баз знаний, это так называемый режим гипертекста.
138 -
139 -Гипертекст это то, с чего начинался современный интернет.
140 -
141 -По своей сути гипертекст это просто набор различных статей, документов или инструкций, но при этом с размещенными в тексте ссылками.
142 -
143 -Т.е. когда пользователь читает например инструкцию к какому-либо бизнес-процессу компании, по мере чтения, в тексте встречаются ссылки на другие страницы, документы и т.д.
144 -
145 -Это позволяет при необходимости переходить в смежные документы или разделы базы знаний и таким образом качество получения информации, оперативность её получения существенно улучшаются.
146 -
147 -Но часто при использовании корпоративной базы знаний, пользователи, авторы статей и инструкций, забывают об этой возможности.
148 -
149 -И получающаяся база знаний, мало отличается от бумажной книги.
150 -
151 -**Как избежать данной ошибки?**
152 -
153 -* Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний.
154 -* Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически.
155 -* Использовать программные средства связи документов, например плагин [[Глоссарий>>doc:Blog.Statia-o-rasshirenii-glossariia]], который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте.
156 -
157 -== Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов ==
158 -
159 -Данная ошибка заключается в том, что база знаний существует сама по себе.
160 -
161 -Т.е. вроде как её нужно использовать, но рабочие инструкции, регламенты, описания процессов не содержат прямых указаний к её использованию.
162 -
163 -В результате, также замедляется или прекращается совсем ее использование. А внедрение терпит крах.
164 -
165 -**Как избежать данной ошибки?**
166 -
167 -* Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний.
168 -* Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период.
169 -
170 -Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний.
171 -
172 -== В заключении ==
173 -
174 -Конечно эти ошибки не единственные.
175 -
176 -В целом, внедрение корпоративной базы знаний большая и сложная задача.
177 -
178 -Но "путь осилит идущий".
179 -
180 -Мы верим в то, что если ваша компания хочет поднять свой уровень зрелости внедрением корпоративной базы знаний, то ничто её не остановит.
181 -
182 -А мы в этом поможем.
183 -
184 184  ----
185 185  
186 186  {{cl-plate-help/}}
Ошибки.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.coluns
Размер
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -197.6 KB
Содержимое