Исходный код вики 7 самых частых ошибок при использовании корпоративной базы знаний
Скрыть последних авторов
| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
 |
1.6 | 1 | (% style="text-align:center" %) |
| 2 | [[image:Ошибки.png||alt="Ошибки внедрения базы знаний" height="563" width="1000"]] | ||
| 3 | |||
| |
1.3 | 4 | Многие компании начинают использовать базу знаний. |
| |
1.4 | 5 | |
| |
1.3 | 6 | Как правило это связано с одними и теми же причинами, которые связаны с желанием руководства: |
| |
1.4 | 7 | |
| 8 | * Навести порядок в процессах | ||
| 9 | * Закрепить ответственность за функции | ||
| 10 | * Облегчить ввод в компанию новых сотрудников | ||
| 11 | * Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании | ||
| 12 | * Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт | ||
| 13 | |||
| |
1.3 | 14 | Данный список конечно не полный. |
| |
1.4 | 15 | |
| |
1.3 | 16 | Но, в независимости от того, какие причины подталкивают к внедрению базы знаний (ещё её часто называют корпоративная вики), многие совершают одни и те-же ошибки. |
| |
1.4 | 17 | |
| |
1.3 | 18 | В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать. |
| |
1.1 | 19 | |
| |
1.4 | 20 | == Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов == |
| |
1.1 | 21 | |
| |
1.3 | 22 | Это одна из самых частых ошибок при внедрении базы знаний компании. |
| |
1.4 | 23 | |
| |
1.3 | 24 | Она заключается в том, что сотрудники начинают использовать корпоративную вики как хранилище документов. |
| |
1.4 | 25 | |
| |
1.3 | 26 | Другими словами, создают документы за границами системы, в других программах. Например в офисных редакторах. |
| |
1.4 | 27 | |
| |
1.3 | 28 | А уже готовые документы размещают в базе знаний. |
| |
1.4 | 29 | |
| |
1.3 | 30 | Такой подход приводит к тому, что часто документы за пределами базы знаний не соответствуют документам в системе. |
| |
1.4 | 31 | |
| |
1.3 | 32 | Где-то что-то подправили, а разместить новую версию забыли. |
| |
1.4 | 33 | |
| |
1.3 | 34 | Также, такой подход приводит к тому, что база знаний включается в процесс, лишь в самом конце жизненного цикла документа. |
| |
1.4 | 35 | |
| |
1.3 | 36 | И таким образом теряются большинство преимуществ использования базы знаний. |
| |
1.4 | 37 | |
| |
1.3 | 38 | Документ не обсуждается в системе, замечания к нему не фиксируются. |
| |
1.4 | 39 | |
| |
1.3 | 40 | Нет версий, которые показывают развитие документа. |
| |
1.4 | 41 | |
| 42 | В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету. | ||
| 43 | |||
| 44 | Разве что для архивного хранения. | ||
| 45 | |||
| 46 | |||
| |
1.3 | 47 | **Как избежать данной ошибки?** |
| 48 | |||
| |
1.4 | 49 | * С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения. |
| 50 | * Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний. | ||
| 51 | * Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний. | ||
| |
1.3 | 52 | |
| |
1.4 | 53 | == Ошибка 2: Хранить слишком мало информации == |
| |
1.3 | 54 | |
| |
1.4 | 55 | Вторая частая ошибка заключается в том, что компания начинает внедрение с хранения какого-то небольшого количества видов документов. |
| |
1.3 | 56 | |
| 57 | Например договоров, или должностных инструкций. | ||
| |
1.4 | 58 | |
| |
1.3 | 59 | Из-за этого, пользователи при обращении к базе знаний не находят того что им нужно. |
| |
1.4 | 60 | |
| |
1.3 | 61 | И теряют доверие к системе. |
| |
1.4 | 62 | |
| |
1.3 | 63 | В данном случае неизбежно есть сложность касающаяся накопления так называемой критической массы знаний в системе. |
| |
1.4 | 64 | |
| |
1.3 | 65 | Получается пока знаний мало, сотрудники не пользуются базой. А из-за того что они не пользуются базой, знаний в ней мало. |
| |
1.4 | 66 | |
| |
1.3 | 67 | Такой замкнутый круг. |
| |
1.4 | 68 | |
| |
1.3 | 69 | И он будет до тех пор пока объем знаний в системе не превысит некоторый порог, после которого сотрудники чаще будут, сначала искать информацию в системе, а уже потом где-то еще. |
| |
1.4 | 70 | |
| 71 | |||
| |
1.3 | 72 | **Как избежать данной ошибки?** |
| 73 | |||
| |
1.4 | 74 | * Если необходимо внедрять систему "частями", то лучше для пилотного проекта выбрать отдельное (лояльное к системе) подразделение компании и на его примере внедрить базу знаний. При этом использовать базу знаний для 100% покрытия процессов данного подразделения. |
| 75 | * Предупредить сотрудников что какое-то время будет происходить накопление информации в системе и до того момента не все может быть найдено в системе. | ||
| 76 | * Сформировать проекты по внесению информации. Не оставлять процесс на "самотек". Внесение уже существующей документации, инструкций, регламентов должно происходить планово, по графику. | ||
| 77 | * Сформулировать и продвигать парадигму: Сначала ищем в базе знаний. Т.е. при попытке получить любую информацию, сотрудник сначала должен обратиться к базе знаний и если не нашел там нужной информации, то использовать другие источники, но при этом сообщив "ответственному" за внедрение базы знаний об отсутствии нужной информации. | ||
| |
1.3 | 78 | |
| |
1.4 | 79 | == Ошибка 3: Хранить слишком много информации == |
| |
1.3 | 80 | |
| 81 | Третья ошибка заключается в том, что в базу знаний начинают размещать все подряд, без какого либо порядка. | ||
| |
1.4 | 82 | |
| |
1.3 | 83 | В результате, система превращается в свалку информации и в конечном итоге теряет свои преимущества. |
| |
1.4 | 84 | |
| |
1.3 | 85 | Из-за большого объема информации, часто дублирующей саму себя, пользователи не могут найти то что им нужно. |
| |
1.4 | 86 | |
| |
1.3 | 87 | Как следствие доверие к системе пропадает и базой знаний перестают пользоваться. |
| |
1.4 | 88 | |
| 89 | |||
| |
1.3 | 90 | **Как избежать данной ошибки?** |
| 91 | |||
| |
1.5 | 92 | * [[Создать изначальную структуру>>doc:Stati.Metodiki-primeneniia-XWiki.Kakuiu-sdelat-strukturu-dlia-khraneniia-korporativnykh-znanii.WebHome]] хранения информации. Определить несколько разделов для подразделений, тематических и так далее. |
| 93 | * Ввести правила расстановки [[тегов>>doc:Main.Tags]], правила размещения информации. Чтобы добавляемый контент не просто добавлялся методом копировать-вставить а дополнялся атрибутами, возможно специальными полями. | ||
| |
1.4 | 94 | * Определить категории информации, так называемые типы страниц и отмечать ими размещаемые материалы. |
| 95 | * Установить правила "устаревания" информации. По этим правилам, информация старше определенного возраста, должна или актуализироваться или архивироваться. | ||
| 96 | * Проводить "субботники" по чистке и оптимизации содержания базы знаний. | ||
| |
1.3 | 97 | |
| |
1.4 | 98 | == Ошибка 4: Использовать корпоративную вики не всеми сотрудниками == |
| |
1.3 | 99 | |
| |
1.4 | 100 | Эта ошибка заключается в том, что при внедрении базы знаний, это происходит по принципу "кто хочет". |
| 101 | |||
| |
1.3 | 102 | Понятно, что сотрудники имеют разную лояльность к внедряемым системам, но база знаний оказывает реальную помощь в тех случаях когда ее использует максимально большое количество сотрудников. |
| |
1.4 | 103 | |
| |
1.3 | 104 | Если позволять отдельным пользователям не использовать систему, то это может поставить по сомнению в целом идею использования системы в компании. |
| |
1.4 | 105 | |
| |
1.3 | 106 | Это тот самый случай, когда "ложка дёгтя испортит бочку мёда". |
| |
1.4 | 107 | |
| |
1.3 | 108 | Сотрудники которые саботируют использование системы как правило, ссылаются на одни и те-же доводы. |
| |
1.4 | 109 | |
| |
1.3 | 110 | Что в системе работать дольше, что не умеют пользоваться и так далее. |
| |
1.4 | 111 | |
| |
1.3 | 112 | **Как избежать данной ошибки?** |
| 113 | |||
| |
1.4 | 114 | * Дать четкую установку сотрудниками что использование обязательно для всех. И заручиться поддержкой руководства. |
| 115 | * Провести качественное обучение. | ||
| 116 | * Сформировать инициативную группу из лояльных сотрудников, которые будут помогать использованию системы. | ||
| 117 | * Подумать над возможным включением в мотивационные схемы сотрудников (возможно на время) показателя оценивающего использование корпоративной базы знаний. | ||
| |
1.3 | 118 | |
| |
1.4 | 119 | == Ошибка 5: Не пользоваться шаблонами == |
| |
1.3 | 120 | |
| |
1.5 | 121 | Современные вики системы корпоративного уровня позволяют использовать [[шаблоны страниц>>doc:Stati.Funktsii-XWiki.SHablony-v-XWiki.WebHome]] или даже целых разделов. |
| |
1.4 | 122 | |
| |
1.3 | 123 | Применение шаблонов позволяет существенно сократить временные затраты на создание документации. |
| |
1.4 | 124 | |
| |
1.3 | 125 | Но при внедрении баз знаний многие компании, забывают про эту возможность. |
| |
1.4 | 126 | |
| |
1.3 | 127 | Как следствие, усложняется внедрение базы знаний, а эффекты от её внедрения становятся ниже. |
| |
1.4 | 128 | |
| |
1.3 | 129 | **Как избежать данной ошибки?** |
| 130 | |||
| |
1.4 | 131 | * С самого начала запланировать работы по созданию шаблонов. Собрать требования с подразделений к перечню шаблонов. |
| 132 | * Периодически отслеживать создаваемый в базе знаний контент и проверять его на предмет того, создан он на основании шаблонов или нет. | ||
| 133 | * Запланировать регулярные работы по созданию новых и актуализации существующих шаблонов. | ||
| |
1.3 | 134 | |
| |
1.4 | 135 | == Ошибка 6: Забывать про гипертекст == |
| |
1.3 | 136 | |
| 137 | Одно из ключевых преимуществ современных баз знаний, это так называемый режим гипертекста. | ||
| |
1.4 | 138 | |
| |
1.3 | 139 | Гипертекст это то, с чего начинался современный интернет. |
| |
1.4 | 140 | |
| |
1.3 | 141 | По своей сути гипертекст это просто набор различных статей, документов или инструкций, но при этом с размещенными в тексте ссылками. |
| |
1.4 | 142 | |
| |
1.3 | 143 | Т.е. когда пользователь читает например инструкцию к какому-либо бизнес-процессу компании, по мере чтения, в тексте встречаются ссылки на другие страницы, документы и т.д. |
| |
1.4 | 144 | |
| |
1.3 | 145 | Это позволяет при необходимости переходить в смежные документы или разделы базы знаний и таким образом качество получения информации, оперативность её получения существенно улучшаются. |
| |
1.4 | 146 | |
| |
1.3 | 147 | Но часто при использовании корпоративной базы знаний, пользователи, авторы статей и инструкций, забывают об этой возможности. |
| |
1.4 | 148 | |
| |
1.3 | 149 | И получающаяся база знаний, мало отличается от бумажной книги. |
| |
1.4 | 150 | |
| |
1.3 | 151 | **Как избежать данной ошибки?** |
| 152 | |||
| |
1.4 | 153 | * Определить правила создания документации в базе знаний, например: Каждый документ должен иметь как минимум 5 ссылок в тексте на другие документы базы знаний. |
| 154 | * Использовать ссылки на несуществующие документы. Вики системы позволяют при написании текстов, включать в них ссылки на будущие страницы. В дальнейшем, когда такие страницы будут созданы, они будут связаны автоматически. | ||
| |
1.5 | 155 | * Использовать программные средства связи документов, например плагин [[Глоссарий>>doc:Blog.Statia-o-rasshirenii-glossariia]], который автоматически добавляет в текст страницы ссылку на определение или термин, если встречает его в тексте. |
| |
1.3 | 156 | |
| |
1.4 | 157 | == Ошибка 7: Исключать базу знаний из рабочих процессов == |
| |
1.3 | 158 | |
| 159 | Данная ошибка заключается в том, что база знаний существует сама по себе. | ||
| |
1.4 | 160 | |
| |
1.3 | 161 | Т.е. вроде как её нужно использовать, но рабочие инструкции, регламенты, описания процессов не содержат прямых указаний к её использованию. |
| |
1.4 | 162 | |
| |
1.3 | 163 | В результате, также замедляется или прекращается совсем ее использование. А внедрение терпит крах. |
| |
1.4 | 164 | |
| |
1.3 | 165 | **Как избежать данной ошибки?** |
| |
1.4 | 166 | |
| 167 | * Принудительно внести в рабочие инструкции, регламенты и процессы шаги по внесению информации в базу знаний. А также по получению информации из базы знаний. | ||
| 168 | * Предусмотреть работы в проектах и также регулярные работы по подразделениями для "принудительного" пополнения базы знаний новой информацией накопленной за период. | ||
| 169 | |||
| |
1.3 | 170 | Другими словами проект должен завершаться не тогда когда оплатили последний счет или подписали последний акт, а тогда, когда все материалы проекта извлечены и размещены в базе знаний. |
| 171 | |||
| |
1.4 | 172 | == В заключении == |
| |
1.3 | 173 | |
| |
1.4 | 174 | Конечно эти ошибки не единственные. |
| |
1.3 | 175 | |
| 176 | В целом, внедрение корпоративной базы знаний большая и сложная задача. | ||
| |
1.4 | 177 | |
| |
1.3 | 178 | Но "путь осилит идущий". |
| |
1.4 | 179 | |
| |
1.3 | 180 | Мы верим в то, что если ваша компания хочет поднять свой уровень зрелости внедрением корпоративной базы знаний, то ничто её не остановит. |
| |
1.4 | 181 | |
| |
1.3 | 182 | А мы в этом поможем. |
| 183 | |||
| |
1.1 | 184 | ---- |
| 185 | |||
| 186 | {{cl-plate-help/}} |