Перейти к содержимому
Версия 2.1 от Сергей Лунев на 01.10.2025 20:55
Последние авторы
1 {{velocity}}
2 ##$xwiki.ssx.use('ColunsExt.CSS.HidePageHeader')
3 {{/velocity}}
4
5 [[image:Corpwiki_0339.webp||alt="Дзен XWiki" data-xwiki-image-style-alignment="center" height="300" width="638"]]
6
7 === Что такое корпоративная база знаний ===
8
9 Тема **корпоративной вики** или **корпоративной базы знаний** довольно часто возникает в разговорах менеджеров тех или иных компаний.
10
11 Корпоративная база знаний это программа (или сайт) для хранения и использования знаний сотрудников организации.
12
13 В ней собраны все данные, которые могут потребоваться для выполнения повседневных рабочих задач.
14
15 **База знаний компании** - удобный и доступный инструмент повышения эффективности рабочих процессов и накопления опыта сотрудников.
16 ‍
17 В отличие от внешних ресурсов, доступных широкому кругу, в корпоративных системах могут работать только сотрудники компании.
18
19 Как и корпоративный портал для сотрудников, корпоративную базу знаний с конфиденциальной информацией можно закрыть от постороннего доступа.
20 ‍
21
22
23 {{info title="**Определение**"}}
24 Корпоративная вики (англ. Enterprise wikis) — программное обеспечение с использованием вики-технологий, предназначенное для использования в корпоративной информационной системе, прежде всего для обеспечения внутрикорпоративного управления знаниями.
25 {{/info}}
26
27 === Зачем использовать базу знаний в компании? ===
28
29 Базу знаний нужно применять в любой организации, для того, чтобы:
30
31 * **Экономить время сотрудников на поиске нужной информации**. Люди не отвлекают друг друг вопросами о том где взять нужную информацию . Все знают, что и где взять.
32 * **Оперативно вводить в курс дела новых сотрудников**. Показывать новым сотрудникам примеры отчетов, образцы договорных документов, и так далее.
33 * **Сохранять все наработки и результаты**. Ничего не потеряется в хаосе сетевых папок и "гугл доков".
34 * **Наладить удаленную работу**. Ведь если документация хранится централизовано, то доступ к ней не зависит от рабочего места.
35 * **Организовать совместную работу над содержанием**, документами, коммерческими предложениями и другой подобной информацией.
36 * **Сделать знания собственностью компании**, а не сотрудников.
37
38 === ===
39
40 * **Предоставить сотрудникам быстрый поиск** ответов на типовые вопросы.
41 * **Дать клиентам доступ к информации о продуктах** или создать портал самообслуживания.
42 * **Создать проектные пространства**, в рамках которых независимо и централизовано могут управляться как внутренние так и внешние проекты.
43 * **Собирать идеи сотрудников **и дать им обратную связь по их предложениям.
44 * ... и так далее и тому подобное...
45
46 (% class="box successmessage" %)
47 (((
48 С уверенностью можно утверждать, что **корпоративная база знаний является незаменимым инструментом** поддержки практически любого процесса или проекта организации!
49 )))
50
51 === Проблемы компаний которые НЕ используют базу знаний{{id name="problem"/}} ===
52
53 В то-же время, многие компании пока не осознали важность использования корпоративных баз знаний.
54
55 И такие неосмотрительные компании ждет множество проблем в повседневной работе, связанных именно с отсутствием централизованного хранилища информации.
56
57 Количество рисков существенно увеличивается.
58
59 [[image:Stati.Kakuiu-polьzu-prineset-baza-znanii-v-kompanii?.WebHome@Хакер.png||alt="Проблемы компаний которые не используют базу знаний"]]
60
61 **Потеря знаний при увольнении сотрудника**
62
63 Это как правило один из самых очевидных и частых рисков.
64
65 Степень его влияния конечно сильно зависит от специфики конкретной компании.
66
67 Но одно точно: в компании где процессы и процедуры не описаны, где нет корпоративной базы знаний, потери времени и денег при уходе сотрудников велики.
68
69 **Затраты времени на новых сотрудников**
70
71 Так называемый "онбординг" или **адаптация новых сотрудников в компанию**, это всегда непростой процесс.
72
73 При приеме нового сотрудника приходится тратить время нескольких сотрудников.
74
75 И новичка, и обучающих его более опытных сотрудников.
76
77 При наличии базы знаний (описания бизнес-процессов, типовых процедур и тому подобного) затраты времени опытных сотрудников уменьшаются.
78
79 Им приходится меньше рассказывать.
80
81 **Нарушение бизнес-процессов при их изменении**
82
83 Большинство процессов компании не автономны, а неразрывно связаны с другими процессами.
84
85 Часто эти другие процессы управляются другими подразделениями и имеют собственных владельцев.
86
87 При этом, в попытке оптимизировать процессы, руководители вносят в них изменения, меняют процедуры.
88
89 Если отсутствует единое пространство описывающее бизнес-процессы компании, их взаимосвязи, то такие изменения неизбежно приведут к проблемам.
90
91 Наличие корпоративной базы знаний, описывающей бизнес-процессы, позволяет на ранней стадии информировать всех заинтересованных лиц о производимых изменениях.
92
93 **Потери времени на поиск информации**
94
95 Огромное количество времени тратиться сотрудниками на поиск информации.
96
97 Переписки в электронной почте и мессенджерах плохо способствуют качественному хранению информации.
98
99 Нужна специализированная база знаний в компании, с системой тегов, категориями, полнотекстовым поиском, чтобы необходимая в повседневной работе информация находилась быстро и соответствовала запросу.
100
101 Ведь основные запросы сотрудников в большинстве своем просты:
102
103 * Каким отчетом посмотреть то-то и то-то
104 * Где находится то-то и то-то
105 * У кого спросить про то-то и то-то
106 * И так далее...
107
108 [[image:Stati.Kakuiu-polьzu-prineset-baza-znanii-v-kompanii?.WebHome@Песочные часы.png||alt="Потери времени на поиск информации"]]
109
110 (% class="wikigeneratedid" %)
111 Количество потенциальных проблем и рисков велико. Мы затронули лишь часть из них. Наиболее очевидных и понятных.
112
113 (% class="wikigeneratedid" %)
114 Но конечно их гораздо больше.
115
116 (% class="box errormessage" %)
117 (((
118 Можно говорить о том, что **компании которые не применяют** как инструмент **корпоративные базы знаний**, **проигрывают** конкурентную гонку.
119 И лишь вопрос времени, когда их обойдут более прозорливые конкуренты.
120 )))
121
122 (% class="wikigeneratedid" %)
123 В последней части нашей статьи мы хотим коснуться того, какую именно информацию можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.
124
125 === Виды информации в базе знаний ===
126
127 ==== Информация общего характера ====
128
129 (% class="box" %)
130 (((
131 К такой информации можно отнести все то, что может быть полезно любому сотруднику компании.
132 )))
133
134 Например:
135
136 * **Телефонный справочник**. Или справочник сотрудников с должностями, телефонами, зонами ответственности. Что каждый мог легко понять кто за что отвечает, к кому обратиться.
137 * **Реквизиты организации **А также всевозможная информация для внешних партнеров и клиентов: схема проезда, сертификаты на продукцию, актуальный прайс-лист и так-далее.
138 * **Должностные инструкции **И различные регламенты и положения определяющие правила работы в компании.
139 * **Справочная система** Справки различных программ используемых в организации, а также сценарии их использования.
140 * **Ответы **на часто задаваемые вопросы
141 * и так далее...
142
143 ==== Специализированная информация ====
144
145 Например:
146
147 * **Бизнес-процессы **Как правило, бизнес-процессы должны описываться определенным, утвержденным в компании способом.
148 * **Спецификации на продукцию **Выпускаемая организацией продукция описывается в ресурсных спецификациях и технологических картах.
149 * **Учетные политики организации**. Например, способы расчета премий сотрудников или правила расчета себестоимости выпущенной продукции.
150 * **Учетные системы** Описание структуры, как логической так и физической для учетных систем компании. Например, если в компании используется система 1С: Предприятие, то такое описание может включать входящие в информационную базу объекты, такие как:
151 ** //Справочники//
152 ** //Документы//
153 ** //Отчеты//
154 ** //и тому подобное...//
155 * **Методическая информация// //**Различные материалы описывающие подходы и правила повседневной работы сотрудников. Например:
156 ** //Как рассчитать стоимость Услуги 2//
157 ** //Правила учета возвратных отходов//
158 ** //Принципы подготовки совещаний//
159 * **Теоретические данные** всевозможные статьи, публикации, книги, тематические статьи написанные сотрудниками компании.
160
161 (% class="box successmessage" %)
162 (((
163 Один из дополнительных плюсов размещения тематических статей в базе знаний компании это возможность искать сотрудников экспертов по той или иной теме.
164 )))
165
166 (% class="wikigeneratedid" %)
167 И разумеется, что опять мы привели далеко не все разновидности информации которую можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.
168
169 (% class="wikigeneratedid" %)
170 Это лишь незначительная часть того, что может быть бережно структурировано и сохранено, чтобы повысить эффективность рабочих процессов организации.
171
172 (% class="wikigeneratedid" id="H" %)
173 В завершении нашей статьи хочется повторить наш девиз: **Храни порядок и порядок сохранит тебя!**
174
175 ----