Перейти к содержимому
Редактировал(а) Сергей Лунев 04.10.2025 04:49
Последние авторы
1
2 [[image:Other_0020.webp||alt="Дзен XWiki" data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
3
4 == Что такое корпоративная база знаний ==
5
6 Тема **корпоративной вики** или **корпоративной базы знаний** довольно часто возникает в разговорах менеджеров тех или иных компаний.
7
8 Корпоративная база знаний это программа (или сайт) для хранения и использования знаний сотрудников организации.
9
10 В ней собраны все данные, которые могут потребоваться для выполнения повседневных рабочих задач.
11
12 **База знаний компании** - удобный и доступный инструмент повышения эффективности рабочих процессов и накопления опыта сотрудников.
13 ‍
14 В отличие от внешних ресурсов, доступных широкому кругу, в корпоративных системах могут работать только сотрудники компании.
15
16 Как и корпоративный портал для сотрудников, корпоративную базу знаний с конфиденциальной информацией можно закрыть от постороннего доступа.
17 ‍
18 (% class="box info" %)(((
19 Корпоративная вики (англ. Enterprise wikis) — программное обеспечение с использованием вики-технологий, предназначенное для использования в корпоративной информационной системе, прежде всего для обеспечения внутрикорпоративного управления знаниями.
20 )))
21
22 == Зачем использовать базу знаний в компании? ==
23
24 Базу знаний нужно применять в любой организации, для того, чтобы:
25
26 * **Экономить время сотрудников на поиске нужной информации**. Люди не отвлекают друг друг вопросами о том где взять нужную информацию . Все знают, что и где взять.
27 * **Оперативно вводить в курс дела новых сотрудников**. Показывать новым сотрудникам примеры отчетов, образцы договорных документов, и так далее.
28 * **Сохранять все наработки и результаты**. Ничего не потеряется в хаосе сетевых папок и "гугл доков".
29 * **Наладить удаленную работу**. Ведь если документация хранится централизовано, то доступ к ней не зависит от рабочего места.
30 * **Организовать совместную работу над содержанием**, документами, коммерческими предложениями и другой подобной информацией.
31 * **Сделать знания собственностью компании**, а не сотрудников.
32 * **Предоставить сотрудникам быстрый поиск** ответов на типовые вопросы.
33 * **Дать клиентам доступ к информации о продуктах** или создать портал самообслуживания.
34 * **Создать проектные пространства**, в рамках которых независимо и централизовано могут управляться как внутренние так и внешние проекты.
35 * **Собирать идеи сотрудников **и дать им обратную связь по их предложениям.
36 * ... и так далее и тому подобное...
37
38 (% class="box successmessage" %)
39 (((
40 С уверенностью можно утверждать, что **корпоративная база знаний является незаменимым инструментом** поддержки практически любого процесса или проекта организации!
41 )))
42
43 == Проблемы компаний которые НЕ используют базу знаний{{id name="problem"/}} ==
44
45 В то-же время, многие компании пока не осознали важность использования корпоративных баз знаний.
46
47 И такие неосмотрительные компании ждет множество проблем в повседневной работе, связанных именно с отсутствием централизованного хранилища информации.
48
49 Количество рисков существенно увеличивается.
50
51 [[image:Other_0098.webp||alt="Проблемы компаний которые не используют базу знаний"]]
52
53 **Потеря знаний при увольнении сотрудника**
54
55 Это как правило один из самых очевидных и частых рисков.
56
57 Степень его влияния конечно сильно зависит от специфики конкретной компании.
58
59 Но одно точно: в компании где процессы и процедуры не описаны, где нет корпоративной базы знаний, потери времени и денег при уходе сотрудников велики.
60
61 **Затраты времени на новых сотрудников**
62
63 Так называемый "онбординг" или **адаптация новых сотрудников в компанию**, это всегда непростой процесс.
64
65 При приеме нового сотрудника приходится тратить время нескольких сотрудников.
66
67 И новичка, и обучающих его более опытных сотрудников.
68
69 При наличии базы знаний (описания бизнес-процессов, типовых процедур и тому подобного) затраты времени опытных сотрудников уменьшаются.
70
71 Им приходится меньше рассказывать.
72
73 **Нарушение бизнес-процессов при их изменении**
74
75 Большинство процессов компании не автономны, а неразрывно связаны с другими процессами.
76
77 Часто эти другие процессы управляются другими подразделениями и имеют собственных владельцев.
78
79 При этом, в попытке оптимизировать процессы, руководители вносят в них изменения, меняют процедуры.
80
81 Если отсутствует единое пространство описывающее бизнес-процессы компании, их взаимосвязи, то такие изменения неизбежно приведут к проблемам.
82
83 Наличие корпоративной базы знаний, описывающей бизнес-процессы, позволяет на ранней стадии информировать всех заинтересованных лиц о производимых изменениях.
84
85 **Потери времени на поиск информации**
86
87 Огромное количество времени тратиться сотрудниками на поиск информации.
88
89 Переписки в электронной почте и мессенджерах плохо способствуют качественному хранению информации.
90
91 Нужна специализированная база знаний в компании, с системой тегов, категориями, полнотекстовым поиском, чтобы необходимая в повседневной работе информация находилась быстро и соответствовала запросу.
92
93 Ведь основные запросы сотрудников в большинстве своем просты:
94
95 * Каким отчетом посмотреть то-то и то-то
96 * Где находится то-то и то-то
97 * У кого спросить про то-то и то-то
98 * И так далее...
99
100 [[image:Other_0001.webp||alt="Потери времени на поиск информации"]]
101
102 Количество потенциальных проблем и рисков велико. Мы затронули лишь часть из них. Наиболее очевидных и понятных.
103
104 Но конечно их гораздо больше.
105
106 (% class="box errormessage" %)
107 (((
108 Можно говорить о том, что **компании которые не применяют** как инструмент **корпоративные базы знаний**, **проигрывают** конкурентную гонку.
109 И лишь вопрос времени, когда их обойдут более прозорливые конкуренты.
110 )))
111
112 (% class="wikigeneratedid" %)
113 В последней части нашей статьи мы хотим коснуться того, какую именно информацию можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.
114
115 == Виды информации в базе знаний ==
116
117 === Информация общего характера ===
118
119 (% class="box" %)
120 (((
121 К такой информации можно отнести все то, что может быть полезно любому сотруднику компании.
122 )))
123
124 Например:
125
126 * **Телефонный справочник**. Или справочник сотрудников с должностями, телефонами, зонами ответственности. Что каждый мог легко понять кто за что отвечает, к кому обратиться.
127 * **Реквизиты организации **А также всевозможная информация для внешних партнеров и клиентов: схема проезда, сертификаты на продукцию, актуальный прайс-лист и так-далее.
128 * **Должностные инструкции **И различные регламенты и положения определяющие правила работы в компании.
129 * **Справочная система** Справки различных программ используемых в организации, а также сценарии их использования.
130 * **Ответы **на часто задаваемые вопросы
131 * и так далее...
132
133 === Специализированная информация ===
134
135 Например:
136
137 * **Бизнес-процессы **Как правило, бизнес-процессы должны описываться определенным, утвержденным в компании способом.
138 * **Спецификации на продукцию **Выпускаемая организацией продукция описывается в ресурсных спецификациях и технологических картах.
139 * **Учетные политики организации**. Например, способы расчета премий сотрудников или правила расчета себестоимости выпущенной продукции.
140 * **Учетные системы** Описание структуры, как логической так и физической для учетных систем компании. Например, если в компании используется система 1С: Предприятие, то такое описание может включать входящие в информационную базу объекты, такие как:
141 ** //Справочники//
142 ** //Документы//
143 ** //Отчеты//
144 ** //и тому подобное...//
145 * **Методическая информация// //**Различные материалы описывающие подходы и правила повседневной работы сотрудников. Например:
146 ** //Как рассчитать стоимость Услуги 2//
147 ** //Правила учета возвратных отходов//
148 ** //Принципы подготовки совещаний//
149 * **Теоретические данные** всевозможные статьи, публикации, книги, тематические статьи написанные сотрудниками компании.
150
151 (% class="box successmessage" %)
152 (((
153 Один из дополнительных плюсов размещения тематических статей в базе знаний компании это возможность искать сотрудников экспертов по той или иной теме.
154 )))
155
156 (% class="wikigeneratedid" %)
157 И разумеется, что опять мы привели далеко не все разновидности информации которую можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.
158
159 (% class="wikigeneratedid" %)
160 Это лишь незначительная часть того, что может быть бережно структурировано и сохранено, чтобы повысить эффективность рабочих процессов организации.
161
162 (% class="wikigeneratedid" id="H" %)
163 В завершении нашей статьи хочется повторить наш девиз: **Храни порядок и порядок сохранит тебя!**
164 ----