Редактировал(а) Coluns 02.11.2024
Последние авторы
1 {{velocity}}
2 ##$xwiki.ssx.use('ColunsExt.CSS.HidePageHeader')
3 {{/velocity}}
4
5 (% style="text-align:center" %)
6 [[image:Коллаж дзен.png||alt="Дзен XWiki" height="300" width="638"]]
7
8 === Что такое корпоративная база знаний ===
9
10 Тема **корпоративной вики** или **корпоративной базы знаний** довольно часто возникает в разговорах менеджеров тех или иных компаний.
11
12 Корпоративная база знаний это программа (или сайт) для хранения и использования знаний сотрудников организации.
13
14 В ней собраны все данные, которые могут потребоваться для выполнения повседневных рабочих задач.
15
16 **База знаний компании** - удобный и доступный инструмент повышения эффективности рабочих процессов и накопления опыта сотрудников.
17 ‍
18 В отличие от внешних ресурсов, доступных широкому кругу, в корпоративных системах могут работать только сотрудники компании.
19
20 Как и корпоративный портал для сотрудников, корпоративную базу знаний с конфиденциальной информацией можно закрыть от постороннего доступа.
21 ‍
22
23
24 {{info title="**Определение**"}}
25 Корпоративная вики (англ. Enterprise wikis) — программное обеспечение с использованием вики-технологий, предназначенное для использования в корпоративной информационной системе, прежде всего для обеспечения внутрикорпоративного управления знаниями.
26 {{/info}}
27
28 === Зачем использовать базу знаний в компании? ===
29
30 Базу знаний нужно применять в любой организации, для того, чтобы:
31
32 * **Экономить время сотрудников на поиске нужной информации**. Люди не отвлекают друг друг вопросами о том где взять нужную информацию . Все знают, что и где взять.
33 * **Оперативно вводить в курс дела новых сотрудников**. Показывать новым сотрудникам примеры отчетов, образцы договорных документов, и так далее.
34 * **Сохранять все наработки и результаты**. Ничего не потеряется в хаосе сетевых папок и "гугл доков".
35 * **Наладить удаленную работу**. Ведь если документация хранится централизовано, то доступ к ней не зависит от рабочего места.
36 * **Организовать совместную работу над содержанием**, документами, коммерческими предложениями и другой подобной информацией.
37 * **Сделать знания собственностью компании**, а не сотрудников.
38
39 === ===
40
41 * **Предоставить сотрудникам быстрый поиск** ответов на типовые вопросы.
42 * **Дать клиентам доступ к информации о продуктах** или создать портал самообслуживания.
43 * **Создать проектные пространства**, в рамках которых независимо и централизовано могут управляться как внутренние так и внешние проекты.
44 * **Собирать идеи сотрудников **и дать им обратную связь по их предложениям.
45 * ... и так далее и тому подобное...
46
47 (% class="box successmessage" %)
48 (((
49 С уверенностью можно утверждать, что **корпоративная база знаний является незаменимым инструментом** поддержки практически любого процесса или проекта организации!
50 )))
51
52 === Проблемы компаний которые НЕ используют базу знаний{{id name="problem"/}} ===
53
54 В то-же время, многие компании пока не осознали важность использования корпоративных баз знаний.
55
56 И такие неосмотрительные компании ждет множество проблем в повседневной работе, связанных именно с отсутствием централизованного хранилища информации.
57
58 Количество рисков существенно увеличивается.
59
60 [[image:Stati.Kakuiu-polьzu-prineset-baza-znanii-v-kompanii?.WebHome@Хакер.png||alt="Проблемы компаний которые не используют базу знаний"]]
61
62 **Потеря знаний при увольнении сотрудника**
63
64 Это как правило один из самых очевидных и частых рисков.
65
66 Степень его влияния конечно сильно зависит от специфики конкретной компании.
67
68 Но одно точно: в компании где процессы и процедуры не описаны, где нет корпоративной базы знаний, потери времени и денег при уходе сотрудников велики.
69
70 **Затраты времени на новых сотрудников**
71
72 Так называемый "онбординг" или **адаптация новых сотрудников в компанию**, это всегда непростой процесс.
73
74 При приеме нового сотрудника приходится тратить время нескольких сотрудников.
75
76 И новичка, и обучающих его более опытных сотрудников.
77
78 При наличии базы знаний (описания бизнес-процессов, типовых процедур и тому подобного) затраты времени опытных сотрудников уменьшаются.
79
80 Им приходится меньше рассказывать.
81
82 **Нарушение бизнес-процессов при их изменении**
83
84 Большинство процессов компании не автономны, а неразрывно связаны с другими процессами.
85
86 Часто эти другие процессы управляются другими подразделениями и имеют собственных владельцев.
87
88 При этом, в попытке оптимизировать процессы, руководители вносят в них изменения, меняют процедуры.
89
90 Если отсутствует единое пространство описывающее бизнес-процессы компании, их взаимосвязи, то такие изменения неизбежно приведут к проблемам.
91
92 Наличие корпоративной базы знаний, описывающей бизнес-процессы, позволяет на ранней стадии информировать всех заинтересованных лиц о производимых изменениях.
93
94 **Потери времени на поиск информации**
95
96 Огромное количество времени тратиться сотрудниками на поиск информации.
97
98 Переписки в электронной почте и мессенджерах плохо способствуют качественному хранению информации.
99
100 Нужна специализированная база знаний в компании, с системой тегов, категориями, полнотекстовым поиском, чтобы необходимая в повседневной работе информация находилась быстро и соответствовала запросу.
101
102 Ведь основные запросы сотрудников в большинстве своем просты:
103
104 * Каким отчетом посмотреть то-то и то-то
105 * Где находится то-то и то-то
106 * У кого спросить про то-то и то-то
107 * И так далее...
108
109 [[image:Stati.Kakuiu-polьzu-prineset-baza-znanii-v-kompanii?.WebHome@Песочные часы.png||alt="Потери времени на поиск информации"]]
110
111 (% class="wikigeneratedid" %)
112 Количество потенциальных проблем и рисков велико. Мы затронули лишь часть из них. Наиболее очевидных и понятных.
113
114 (% class="wikigeneratedid" %)
115 Но конечно их гораздо больше.
116
117 (% class="box errormessage" %)
118 (((
119 Можно говорить о том, что **компании которые не применяют** как инструмент **корпоративные базы знаний**, **проигрывают** конкурентную гонку.
120 И лишь вопрос времени, когда их обойдут более прозорливые конкуренты.
121 )))
122
123 (% class="wikigeneratedid" %)
124 В последней части нашей статьи мы хотим коснуться того, какую именно информацию можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.
125
126 === Виды информации в базе знаний ===
127
128 ==== Информация общего характера ====
129
130 (% class="box" %)
131 (((
132 К такой информации можно отнести все то, что может быть полезно любому сотруднику компании.
133 )))
134
135 Например:
136
137 * **Телефонный справочник**. Или справочник сотрудников с должностями, телефонами, зонами ответственности. Что каждый мог легко понять кто за что отвечает, к кому обратиться.
138 * **Реквизиты организации **А также всевозможная информация для внешних партнеров и клиентов: схема проезда, сертификаты на продукцию, актуальный прайс-лист и так-далее.
139 * **Должностные инструкции **И различные регламенты и положения определяющие правила работы в компании.
140 * **Справочная система** Справки различных программ используемых в организации, а также сценарии их использования.
141 * **Ответы **на часто задаваемые вопросы
142 * и так далее...
143
144 ==== Специализированная информация ====
145
146 Например:
147
148 * **Бизнес-процессы **Как правило, бизнес-процессы должны описываться определенным, утвержденным в компании способом.
149 * **Спецификации на продукцию **Выпускаемая организацией продукция описывается в ресурсных спецификациях и технологических картах.
150 * **Учетные политики организации**. Например, способы расчета премий сотрудников или правила расчета себестоимости выпущенной продукции.
151 * **Учетные системы** Описание структуры, как логической так и физической для учетных систем компании. Например, если в компании используется система 1С: Предприятие, то такое описание может включать входящие в информационную базу объекты, такие как:
152 ** //Справочники//
153 ** //Документы//
154 ** //Отчеты//
155 ** //и тому подобное...//
156 * **Методическая информация// //**Различные материалы описывающие подходы и правила повседневной работы сотрудников. Например:
157 ** //Как рассчитать стоимость Услуги 2//
158 ** //Правила учета возвратных отходов//
159 ** //Принципы подготовки совещаний//
160 * **Теоретические данные** всевозможные статьи, публикации, книги, тематические статьи написанные сотрудниками компании.
161
162 (% class="box successmessage" %)
163 (((
164 Один из дополнительных плюсов размещения тематических статей в базе знаний компании это возможность искать сотрудников экспертов по той или иной теме.
165 )))
166
167 (% class="wikigeneratedid" %)
168 И разумеется, что опять мы привели далеко не все разновидности информации которую можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.
169
170 (% class="wikigeneratedid" %)
171 Это лишь незначительная часть того, что может быть бережно структурировано и сохранено, чтобы повысить эффективность рабочих процессов организации.
172
173 (% class="wikigeneratedid" id="H" %)
174 В завершении нашей статьи хочется повторить наш девиз: **Храни порядок и порядок сохранит тебя!**
175
176 ----