Версия 3.1 от Coluns на 22.02.2023
Последние авторы
1 === Что такое корпоративная база знаний ===
2
3 Тема **корпоративной вики** или **корпоративной базы знаний** довольно часто возникает в разговорах менеджеров тех или иных компаний.
4
5 Корпоративная база знаний это программа (или сайт) для хранения и использования знаний сотрудников организации.
6
7 В ней собраны все данные, которые могут потребоваться для выполнения повседневных рабочих задач.
8
9 **База знаний компании** - удобный и доступный инструмент повышения эффективности рабочих процессов и накопления опыта сотрудников.
10 ‍
11 В отличие от внешних ресурсов, доступных широкому кругу, в корпоративных системах могут работать только сотрудники компании.
12
13 Как и корпоративный портал для сотрудников, корпоративную базу знаний с конфиденциальной информацией можно закрыть от постороннего доступа.
14 ‍
15
16
17 {{info title="**Определение**"}}
18 Корпоративная вики (англ. Enterprise wikis) — программное обеспечение с использованием вики-технологий, предназначенное для использования в корпоративной информационной системе, прежде всего для обеспечения внутрикорпоративного управления знаниями.
19 {{/info}}
20
21 === Зачем использовать базу знаний в компании? ===
22
23 Базу знаний нужно применять в любой организации, для того, чтобы:
24
25 * **Экономить время сотрудников на поиске нужной информации**. Люди не отвлекают друг друг вопросами о том где взять нужную информацию . Все знают, что и где взять.
26 * **Оперативно вводить в курс дела новых сотрудников**. Показывать новым сотрудникам примеры отчетов, образцы договорных документов, и так далее.
27 * **Сохранять все наработки и результаты**. Ничего не потеряется в хаосе сетевых папок и "гугл доков".
28 * **Наладить удаленную работу**. Ведь если документация хранится централизовано, то доступ к ней не зависит от рабочего места.
29 * **Организовать совместную работу над содержанием**, документами, коммерческими предложениями и другой подобной информацией.
30 * **Сделать знания собственностью компании**, а не сотрудников.
31
32 === ===
33
34 [[image:Мишень CorpWiki.png]]
35
36 * **Предоставить сотрудникам быстрый поиск** ответов на типовые вопросы.
37 * **Дать клиентам доступ к информации о продуктах** или создать портал самообслуживания.
38 * **Создать проектные пространства**, в рамках которых независимо и централизовано могут управляться как внутренние так и внешние проекты.
39 * **Собирать идеи сотрудников **и дать им обратную связь по их предложениям.
40 * ... и так далее и тому подобное...
41
42 (% class="box successmessage" %)
43 (((
44 С уверенностью можно утверждать, что **корпоративная база знаний является незаменимым инструментом** поддержки практически любого процесса или проекта организации!
45 )))
46
47 === Проблемы компаний которые НЕ используют базу знаний ===
48
49 В то-же время, многие компании пока не осознали важность использования корпоративных баз знаний.
50
51 И такие неосмотрительные компании ждет множество проблем в повседневной работе, связанных именно с отсутствием централизованного хранилища информации.
52
53 Количество рисков существенно увеличивается.
54
55 [[image:Хакер.png||alt="Проблемы компаний которые не используют базу знаний"]]
56
57 **Потеря знаний при увольнении сотрудника**
58
59 Это как правило один из самых очевидных и частых рисков.
60
61 Степень его влияния конечно сильно зависит от специфики конкретной компании.
62
63 Но одно точно: в компании где процессы и процедуры не описаны, где нет корпоративной базы знаний, потери времени и денег при уходе сотрудников велики.
64
65 **Затраты времени на новых сотрудников**
66
67 Так называемый "онбординг" или **адаптация новых сотрудников в компанию**, это всегда непростой процесс.
68
69 При приеме нового сотрудника приходится тратить время нескольких сотрудников.
70
71 И новичка, и обучающих его более опытных сотрудников.
72
73 При наличии базы знаний (описания бизнес-процессов, типовых процедур и тому подобного) затраты времени опытных сотрудников уменьшаются.
74
75 Им приходится меньше рассказывать.
76
77 **Нарушение бизнес-процессов при их изменении**
78
79 Большинство процессов компании не автономны, а неразрывно связаны с другими процессами.
80
81 Часто эти другие процессы управляются другими подразделениями и имеют собственных владельцев.
82
83 При этом, в попытке оптимизировать процессы, руководители вносят в них изменения, меняют процедуры.
84
85 Если отсутствует единое пространство описывающее бизнес-процессы компании, их взаимосвязи, то такие изменения неизбежно приведут к проблемам.
86
87 Наличие корпоративной базы знаний, описывающей бизнес-процессы, позволяет на ранней стадии информировать всех заинтересованных лиц о производимых изменениях.
88
89 **Потери времени на поиск информации**
90
91 Огромное количество времени тратиться сотрудниками на поиск информации.
92
93 Переписки в электронной почте и мессенджерах плохо способствуют качественному хранению информации.
94
95 Нужна специализированная база знаний в компании, с системой тегов, категориями, полнотекстовым поиском, чтобы необходимая в повседневной работе информация находилась быстро и соответствовала запросу.
96
97 Ведь основные запросы сотрудников в большинстве своем просты:
98
99 * Каким отчетом посмотреть то-то и то-то
100 * Где находится то-то и то-то
101 * У кого спросить про то-то и то-то
102 * И так далее...
103
104 [[image:Песочные часы.png||alt="Потери времени на поиск информации"]]
105
106 (% class="wikigeneratedid" %)
107 Количество потенциальных проблем и рисков велико. Мы затронули лишь часть из них. Наиболее очевидных и понятных.
108
109 (% class="wikigeneratedid" %)
110 Но конечно их гораздо больше.
111
112 (% class="box errormessage" %)
113 (((
114 Можно говорить о том, что **компании которые не применяют** как инструмент **корпоративные базы знаний**, **проигрывают** конкурентную гонку.
115 И лишь вопрос времени, когда их обойдут более прозорливые конкуренты.
116 )))
117
118 (% class="wikigeneratedid" %)
119 В последней части нашей статьи мы хотим коснуться того, какую именно информацию можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.
120
121 === Виды информации в базе знаний ===
122
123 ==== Информация общего характера ====
124
125 (% class="box" %)
126 (((
127 К такой информации можно отнести все то, что может быть полезно любому сотруднику компании.
128 )))
129
130 Например:
131
132 * **Телефонный справочник**. Или справочник сотрудников с должностями, телефонами, зонами ответственности. Что каждый мог легко понять кто за что отвечает, к кому обратиться.
133 * **Реквизиты организации **А также всевозможная информация для внешних партнеров и клиентов: схема проезда, сертификаты на продукцию, актуальный прайс-лист и так-далее.
134 * **Должностные инструкции **И различные регламенты и положения определяющие правила работы в компании.
135 * **Справочная система** Справки различных программ используемых в организации, а также сценарии их использования.
136 * **Ответы **на часто задаваемые вопросы
137 * и так далее...
138
139 ==== Специализированная информация ====
140
141 Например:
142
143 * **Бизнес-процессы **Как правило, бизнес-процессы должны описываться определенным, утвержденным в компании способом.
144 * **Спецификации на продукцию **Выпускаемая организацией продукция описывается в ресурсных спецификациях и технологических картах.
145 * **Учетные политики организации**. Например, способы расчета премий сотрудников или правила расчета себестоимости выпущенной продукции.
146 * **Учетные системы** Описание структуры, как логической так и физической для учетных систем компании. Например, если в компании используется система 1С: Предприятие, то такое описание может включать входящие в информационную базу объекты, такие как:
147 ** //Справочники//
148 ** //Документы//
149 ** //Отчеты//
150 ** //и тому подобное...//
151 * **Методическая информация// //**Различные материалы описывающие подходы и правила повседневной работы сотрудников. Например:
152 ** //Как рассчитать стоимость Услуги 2//
153 ** //Правила учета возвратных отходов//
154 ** //Принципы подготовки совещаний//
155 * **Теоретические данные** всевозможные статьи, публикации, книги, тематические статьи написанные сотрудниками компании.
156
157 (% class="box successmessage" %)
158 (((
159 Один из дополнительных плюсов размещения тематических статей в базе знаний компании это возможность искать сотрудников экспертов по той или иной теме.
160 )))
161
162 (% class="wikigeneratedid" %)
163 И разумеется, что опять мы привели далеко не все разновидности информации которую можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.
164
165 (% class="wikigeneratedid" %)
166 Это лишь незначительная часть того, что может быть бережно структурировано и сохранено, чтобы повысить эффективность рабочих процессов организации.
167
168 (% class="wikigeneratedid" id="H" %)
169 В завершении нашей статьи хочется повторить наш девиз: **Храни порядок и порядок сохрани тебя!**
170 ----
171
172 {{cl-plate-help/}}