Версия 4.1 от Coluns на 05.12.2023
Последние авторы
1 === Что такое корпоративная база знаний ===
2
3 Тема **корпоративной вики** или **корпоративной базы знаний** довольно часто возникает в разговорах менеджеров тех или иных компаний.
4
5 Корпоративная база знаний это программа (или сайт) для хранения и использования знаний сотрудников организации.
6
7 В ней собраны все данные, которые могут потребоваться для выполнения повседневных рабочих задач.
8
9 **База знаний компании** - удобный и доступный инструмент повышения эффективности рабочих процессов и накопления опыта сотрудников.
10 ‍
11 В отличие от внешних ресурсов, доступных широкому кругу, в корпоративных системах могут работать только сотрудники компании.
12
13 Как и корпоративный портал для сотрудников, корпоративную базу знаний с конфиденциальной информацией можно закрыть от постороннего доступа.
14 ‍
15
16 {{info title="**Определение**"}}
17 Корпоративная вики (англ. Enterprise wikis) — программное обеспечение с использованием вики-технологий, предназначенное для использования в корпоративной информационной системе, прежде всего для обеспечения внутрикорпоративного управления знаниями.
18 {{/info}}
19
20 === Зачем использовать базу знаний в компании? ===
21
22 Базу знаний нужно применять в любой организации, для того, чтобы:
23
24 * **Экономить время сотрудников на поиске нужной информации**. Люди не отвлекают друг друг вопросами о том где взять нужную информацию . Все знают, что и где взять.
25 * **Оперативно вводить в курс дела новых сотрудников**. Показывать новым сотрудникам примеры отчетов, образцы договорных документов, и так далее.
26 * **Сохранять все наработки и результаты**. Ничего не потеряется в хаосе сетевых папок и "гугл доков".
27 * **Наладить удаленную работу**. Ведь если документация хранится централизовано, то доступ к ней не зависит от рабочего места.
28 * **Организовать совместную работу над содержанием**, документами, коммерческими предложениями и другой подобной информацией.
29 * **Сделать знания собственностью компании**, а не сотрудников.
30
31 === ===
32
33 [[image:Мишень CorpWiki.png||height="470" width="705"]]
34
35 * **Предоставить сотрудникам быстрый поиск** ответов на типовые вопросы.
36 * **Дать клиентам доступ к информации о продуктах** или создать портал самообслуживания.
37 * **Создать проектные пространства**, в рамках которых независимо и централизовано могут управляться как внутренние так и внешние проекты.
38 * **Собирать идеи сотрудников **и дать им обратную связь по их предложениям.
39 * ... и так далее и тому подобное...
40
41 (% class="box successmessage" %)
42 (((
43 С уверенностью можно утверждать, что **корпоративная база знаний является незаменимым инструментом** поддержки практически любого процесса или проекта организации!
44 )))
45
46 === Проблемы компаний которые НЕ используют базу знаний ===
47
48 В то-же время, многие компании пока не осознали важность использования корпоративных баз знаний.
49
50 И такие неосмотрительные компании ждет множество проблем в повседневной работе, связанных именно с отсутствием централизованного хранилища информации.
51
52 Количество рисков существенно увеличивается.
53
54 [[image:Хакер.png||alt="Проблемы компаний которые не используют базу знаний" height="481" width="722"]]
55
56 **Потеря знаний при увольнении сотрудника**
57
58 Это как правило один из самых очевидных и частых рисков.
59
60 Степень его влияния конечно сильно зависит от специфики конкретной компании.
61
62 Но одно точно: в компании где процессы и процедуры не описаны, где нет корпоративной базы знаний, потери времени и денег при уходе сотрудников велики.
63
64 **Затраты времени на новых сотрудников**
65
66 Так называемый "онбординг" или **адаптация новых сотрудников в компанию**, это всегда непростой процесс.
67
68 При приеме нового сотрудника приходится тратить время нескольких сотрудников.
69
70 И новичка, и обучающих его более опытных сотрудников.
71
72 При наличии базы знаний (описания бизнес-процессов, типовых процедур и тому подобного) затраты времени опытных сотрудников уменьшаются.
73
74 Им приходится меньше рассказывать.
75
76 **Нарушение бизнес-процессов при их изменении**
77
78 Большинство процессов компании не автономны, а неразрывно связаны с другими процессами.
79
80 Часто эти другие процессы управляются другими подразделениями и имеют собственных владельцев.
81
82 При этом, в попытке оптимизировать процессы, руководители вносят в них изменения, меняют процедуры.
83
84 Если отсутствует единое пространство описывающее бизнес-процессы компании, их взаимосвязи, то такие изменения неизбежно приведут к проблемам.
85
86 Наличие корпоративной базы знаний, описывающей бизнес-процессы, позволяет на ранней стадии информировать всех заинтересованных лиц о производимых изменениях.
87
88 **Потери времени на поиск информации**
89
90 Огромное количество времени тратиться сотрудниками на поиск информации.
91
92 Переписки в электронной почте и мессенджерах плохо способствуют качественному хранению информации.
93
94 Нужна специализированная база знаний в компании, с системой тегов, категориями, полнотекстовым поиском, чтобы необходимая в повседневной работе информация находилась быстро и соответствовала запросу.
95
96 Ведь основные запросы сотрудников в большинстве своем просты:
97
98 * Каким отчетом посмотреть то-то и то-то
99 * Где находится то-то и то-то
100 * У кого спросить про то-то и то-то
101 * И так далее...
102
103 [[image:Песочные часы.png||alt="Потери времени на поиск информации"]]
104
105 (% class="wikigeneratedid" %)
106 Количество потенциальных проблем и рисков велико. Мы затронули лишь часть из них. Наиболее очевидных и понятных.
107
108 (% class="wikigeneratedid" %)
109 Но конечно их гораздо больше.
110
111 (% class="box errormessage" %)
112 (((
113 Можно говорить о том, что **компании которые не применяют** как инструмент **корпоративные базы знаний**, **проигрывают** конкурентную гонку.
114 И лишь вопрос времени, когда их обойдут более прозорливые конкуренты.
115 )))
116
117 (% class="wikigeneratedid" %)
118 В последней части нашей статьи мы хотим коснуться того, какую именно информацию можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.
119
120 === Виды информации в базе знаний ===
121
122 ==== Информация общего характера ====
123
124 (% class="box" %)
125 (((
126 К такой информации можно отнести все то, что может быть полезно любому сотруднику компании.
127 )))
128
129 Например:
130
131 * **Телефонный справочник**. Или справочник сотрудников с должностями, телефонами, зонами ответственности. Что каждый мог легко понять кто за что отвечает, к кому обратиться.
132 * **Реквизиты организации **А также всевозможная информация для внешних партнеров и клиентов: схема проезда, сертификаты на продукцию, актуальный прайс-лист и так-далее.
133 * **Должностные инструкции **И различные регламенты и положения определяющие правила работы в компании.
134 * **Справочная система** Справки различных программ используемых в организации, а также сценарии их использования.
135 * **Ответы **на часто задаваемые вопросы
136 * и так далее...
137
138 ==== Специализированная информация ====
139
140 Например:
141
142 * **Бизнес-процессы **Как правило, бизнес-процессы должны описываться определенным, утвержденным в компании способом.
143 * **Спецификации на продукцию **Выпускаемая организацией продукция описывается в ресурсных спецификациях и технологических картах.
144 * **Учетные политики организации**. Например, способы расчета премий сотрудников или правила расчета себестоимости выпущенной продукции.
145 * **Учетные системы** Описание структуры, как логической так и физической для учетных систем компании. Например, если в компании используется система 1С: Предприятие, то такое описание может включать входящие в информационную базу объекты, такие как:
146 ** //Справочники//
147 ** //Документы//
148 ** //Отчеты//
149 ** //и тому подобное...//
150 * **Методическая информация// //**Различные материалы описывающие подходы и правила повседневной работы сотрудников. Например:
151 ** //Как рассчитать стоимость Услуги 2//
152 ** //Правила учета возвратных отходов//
153 ** //Принципы подготовки совещаний//
154 * **Теоретические данные** всевозможные статьи, публикации, книги, тематические статьи написанные сотрудниками компании.
155
156 (% class="box successmessage" %)
157 (((
158 Один из дополнительных плюсов размещения тематических статей в базе знаний компании это возможность искать сотрудников экспертов по той или иной теме.
159 )))
160
161 (% class="wikigeneratedid" %)
162 И разумеется, что опять мы привели далеко не все разновидности информации которую можно и нужно хранить в корпоративной базе знаний.
163
164 (% class="wikigeneratedid" %)
165 Это лишь незначительная часть того, что может быть бережно структурировано и сохранено, чтобы повысить эффективность рабочих процессов организации.
166
167 (% class="wikigeneratedid" id="H" %)
168 В завершении нашей статьи хочется повторить наш девиз: (% style="font-size:16px" %)**Храни порядок и порядок сохрани тебя!**
169
170 ----
171
172 {{cl-plate-help/}}